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Use-case : Gestion Collaborative des Budgets

Français

Cas d’utilisation destiné à…

Tous les secteurs d’activité et service public,
Service Administratif et Financier,
Direction Générale,
Gérants de filiales, succursales, sites distants, etc.

Objectifs du changement

  • Augmenter la productivité dans l’élaboration des budgets
  • Simplifier, clarifier et respecter le circuit de traitement et validation
  • Garantir l’exactitude du budget validé
  • Sécuriser les échanges et limiter les erreurs
  • Pouvoir auditer le traitement des budgets

 

Schéma Synthétique

 

3 bonnes pratiques pour optimiser la gestion des Budgets

 
Pratiques traditionnelles...
 
   
Pratiques avec GoFAST...
 
Le fichier "Budget" est sur un serveur avec accès restreint. Il est diffusé en pièce jointe d’email, malgré les risques d’erreurs de destinataires et le grand nombre de doublons du fichier ainsi générés.
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ZÉRO doublon - le fichier "Budget" est centralisé sur GoFAST et accessible selon ses droits. Il est "multifilé" ou transmis par lien URL. La collaboration est facilitée et fini les pièces jointes trop lourdes !
Le "Budget" étant sous format Excel, chaque intervenant doit disposer d’une licence MS Office ou utiliser des solutions Cloud (ex: Google Docs) onéreuses ou/et peu sécurisées.
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ZÉRO licence Office la suite collaborative permet à plusieurs utilisateurs à la fois, d'éditer le "Budget" en simultané. Le fichier reste sur le serveur GoFAST au format Office (xls, xlsx...). 
La validation du "Budget" par plusieurs intervenants se fait par mail, avec le fichier en pièce jointe. Un circuit de validation peu claire qui génère retards et risque d'erreur dans le fichier validé.
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ZÉRO retard - Le "Budget" est intégré dans un Workflow (processus) de validation – les étapes et délais sont respectés grâce aux notifications, garantissant la validation de la bonne version du document.
 

Quels bénéfices atteints ?

  • Travail plus efficace grâce à la valorisation de la collaboration.
  • Simplification des circuits de correction et validation, qui deviennent plus claires et visibles.
  • Zéro erreur quant à la validation des bons fichiers budgets.
  • Partage de l’information sécurisé vis-à-vis de l’extérieur, comme en interne.
  • Vision complète de l’historique des échanges et des intervenants, offrant des pistes d’audit.

Parmi les fonctionnalités GoFAST utilisées dans ce cas...

  • Classement et espaces collaboratifs de travail
  • Recherche (moteur de recherche puissant)
  • Édition en ligne (avec verrou) ou Suite Collaborative Office (disponible en GoFAST v3)
  • Notifications automatiques
  • Workflow (processus de tâches)

>> Voir les fonctionnalités GoFAST

Ils gèrent leurs budgets sur GoFAST...

  • Botanic
  • BTCCTB (agence fédérale belge)
  • Via numérica
  • Médor&Cie
  • Office du tourisme du Genevois
  • Néovia Retraite
  • etc.

 

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