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Projet GoFAST dans un Conseil Départemental

Archamps - 18 Août 2017

Le projet : Un Conseil Départemental souhaitait mettre en place une plateforme collaborative et GED de type « Digital Working Place » très rapidement afin de remplacer l'Intranet "élus" devenu obsolète. La plateforme collaborative est destinée aux 30 Élus et l’Administration du Conseil départemental et doit répondre aux besoins suivants : 

  • Partager les documents entre les élus (courriers, convocations, compte-rendus, ...) et leurs métadonnées 
  • Faciliter la (co)production de contenus et le travail collaboratif et l’exploitation documentaire 
  • Organiser des espaces collaboratifs permettant aux bonnes personnes de voir le bon contenu et avoir des espaces personnels 
  • Mettre en place des processus (workflow) dans la plateforme 
  • Avoir une gestion simple et fine des habilitations 
  • Disposer d’outils collaboratifs (Chat, annuaire, Visioconférence, etc.) et de mobilité 
  • Avoir une solution ergonomique et rapide à prendre en main.

En plus des besoins fonctionnels, le Conseil Départemental cherchait une solution sécurisée (OnPremise) et si possible OpenSource ainsi qu' accessible à l’extérieur du SI du Conseil Départemental.

La DSI du Conseil Départemental accompagnée par CEO-Vision a réalisé un certain nombre de tests pour évaluer le potentiel de la solution GoFAST: scénarios-utilisateurs pour les élus et l’administration, tests fonctionnels (dont coédition et visioconférence), possibilités et contraintes vis-à-vis de la création des espaces collaboratifs et structure organisationnelle, gestion des droits.

La Démonstration de la plateforme GoFAST organisée en présence des élus a connu beaucoup de succès. GoFAST a été reconnue comme la meilleures solution collaborative et de gestion des contenus présentée aux élus. Une écoute attentive des besoins ainsi qu'une implication forte des équipes de CEO-Vision ont également favorisé le choix de la plateforme GoFAST par le Conseil Départemental.

Présentation de l'organisme

Conseil Départemental est une collectivité territoriale représentée par 15 cantons et une Assemblée Départementale regroupant 30 élus choisis par les habitants du département et renouvelable tous les 6 ans. Le Conseil Départemental participe activement dans les aides sociales. Il assure également la gestion de la voirie, de l'éducation, du développement local, de la culture. Le budget du Conseil départemental est estimé à 496 millions d'euros en 2017. Le nombre d'agents s'élève environ à 2000 personnes.