L’équipe CEO-Vision est particulièrement heureuse d’avoir été sélectionnée par le comité du Coter numérique afin de faire un retour d’expérience lors de l’Atelier du 30 octobre 2019, à Paris.
M Christopher Potter, Président-Fondateur de CEO-Vision, aura l’opportunité de présenter le très ambitieux projet de déploiement de la plateforme de GED Collaborative GoFAST à la Région Occitanie.
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Intervenant de l'ateler REX : Christopher Potter |
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Synthèse du projet
A l’occasion de la fusion des anciennes régions Languedoc-Roussillon et Midi-Pyrénées, la nouvelle Région Occitane a repensé son système d’information, dont la gestion documentaire. Dans le cadre de cette refonte du SI, la Région a fait le choix de la plateforme de GED Collaborative GoFAST pour centraliser, sécuriser et gérer de manière transversale l’ensemble de ses documents de travail.
Principaux objectifs du projet :
- Trouver une plateforme qui permet d’unifier les entrepôts documentaires des deux anciennes régions désormais fusionnées (les SI de Toulouse et de Montpellier),
- Remplacer les serveurs de fichiers en migrant progressivement des pans entiers des bases documentaires vers la GED Collaborative,
- Promouvoir le travail transversal et collaboratif pour gagner en efficience,
- Proposer une alternative a SharePoint/Office365, ainsi qu’à la GED basée sur Alfresco utilisée par l’un des sièges,
- Mieux maîtriser à la fois le budget IT et son SI avec un hébergement OnPremise/Dédié et une solution pouvant être auditée,
- Pouvoir déployer la solution à l’ensemble des agents de la Région (près de 3 000 utilisateurs) et ses partenaires (plus de 1000 utilisateurs externes à ce jours),
- Si possible, faire le choix d’une solution Open Source et souveraine (Cf. Cloud Act USA),
- Permettre des gains de temps dans la gestion documentaire (recherche, partage, suivi de l’activité, etc.) et réduire le nombres d’erreurs (versions, doublons, fichiers écrasés ou supprimés, etc.)
Solution GoFAST pour répondre aux nombreuses problématiques métiers :
- Des Espaces Collaboratifs pour une gestion transversale des documents entre les Directions, les Services, les Équipes projets, les Sites distants (notamment entre Montpellier et Toulouse) et les partenaires externes de la Région,
- Une gestion des droits d’accès sécurisée aux contenus, pouvant être dédiée aux responsables métiers (RGPD),
- Le travail collaboratif, dont la coédition des fichiers Office et la possibilité de centraliser et sécuriser les échanges pour réduire les emails et ne plus envoyer de pièces-jointes,
- Un accès sécurisé aux documents et à toutes les fonctionnalités via un simple navigateur Web (mobilité, télétravail, sécurité),
- La mise en place d'une Base de Connaissance partagée entre tous les agents,
- Des notifications d’activité sur les contenus et les échanges associés.
Transformation Digitale autour d'une solution Souveraine et Open Source :
Ce projet est un exemple parlant de comment repenser son SI et les méthodes de travail pour aller vers plus de collaboratif tout en relevant le niveau de sécurité pour ses données.
Le choix de la plateforme de GED Collaborative GoFAST permet à la région Occitanie d’éviter le déploiement de certaines solutions propriétaires et/ou "GAFAM", se protégeant ainsi du Cloud Act et des politiques tarifaires des grands éditeurs.
Le fait de travailler avec un éditeur souverain procure d’importants avantages : proximité, meilleure compréhension des problématiques métiers, cohérence avec les discours politiques pour la promotion des startups et PME françaises plutôt que des GAFAM, et la maîtrise de ses données.