GoFAST pour obtenir sa norme ISO 9001

La norme ISO 9001 stipule que l’entreprise doit "établir et tenir à jour des procédures écrites pour maîtriser tous les documents et données relatifs aux exigences de la présente norme internationale".

Les exigences ISO 9001 sont énoncées en matière de :

  • Diffusion et approbation des documents par un personnel habilité,
  • Gestion contrôlée des étapes de validation et de diffusion de la documentation,
  • Accès sécurisé à la documentation,
  • Identification des révisions et de leur nature,
  • Suivi des mises à jour, 
  • Liste de référence des révisions en vigueur,
  • Suppression des documents périmés.

Pourquoi s'en tenir qu'à des "procédures écrites" ? Autant les appliquer... non ? 

Moins de formalisme... plus d'actions ! Découvrez ici les fonctionnalités clefs qui répondent aux exigences de la norme ISO 9001... 

 

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Une gestion simple et sécurisée des accès aux documents et de leur diffusion : 

  • Chaque projet et service dispose de son espace de travail collaboratif dédié
  • Les accès aux espaces et leurs documents sont gérés par les responsables métiers
  • La structure des espaces peut être hiérarchisée comme transversale, tout en restant simple à comprendre
  • Les documents peuvent être partagés entre plusieurs emplacements sans aucun doublon de fichier, une fonctionnalité exclusive GoFAST "le multi-emplacement", 
  • L'administrateur système ne dispose d'aucun accès par défaut aux contenus (habilitation donnée par les responsables métiers)
  • Chaque document de travail peut avoir sa version de publication pour maîtriser la diffusion dans des espaces avec un public plus large

Suivi de l'activité des documents, gestion des versions et échanges centralisés : 

  • Chaque mise-à-jour de fichier est versionnée et numérotée, avec horodatage et contributeur identifié, 
  • Toutes les versions restent accessibles (sauf si volontairement supprimées),
  • Possibilité de laisser des commentaires et annotations pour décrire la nature des mises-à-jour, 
  • Tous les échanges concernant un document sont centralisés et accessibles aux membres de l'équipe projet et/ou service,
  • L'édition en ligne avec verrou via sa suite Office ou la coédition avec la Suite Collaborative intégrée, garantissent qu'aucune version ne soit "écrasée" par un collègue, 
  • Toute l'activité des documents (ajouts, modifications, commentaires...) est reprise dans une notification de synthèse dans le respect des droits, ainsi que sur le fil d'activité en temps réel.

NB : La Suite Collaborative OnlyOffice est intégrée uniquement dans GoFAST Enterprise Edition (possibilité d'éditer avec verrou avec sa Suite MS Office, Libre Office... avec GoFAST Community Edition)

Le moteur de Workflows pour contrôler les étapes de validation et de diffusion de la documentation :

  • Simple de démarrer un processus sur un document unique ou sur un ensemble, 
  • Les documents restent rattachés au processus jusqu'à sa finalisation, 
  • Les collaborateurs ayant accès au document sont informés des processus en cours ou archivés, 
  • Possibilité de modéliser des workflows adaptés aux processus métiers (gestion des factures, courriers, contrat, conventions, etc.),
  • Garantie le respect des étapes d'élaboration, vérification, validation, correction, signature et diffusion, 
  • L'historique des étapes et échanges liés au processus restent accessibles à tout moment aux parties prenantes du workflow. 

NB : les workflows sont disponibles uniquement avec GoFAST Enterprise Edition

La notion de Durée d'Utilité Administrative (DUA) :

  • Possibilité de créer et gérer des "Catégories" de document par Espace Collaboratif et d'y associer une DUA (ex : catégorie "Facture" disponible dans l'espace "Service Administratif" déclenche une DUA de 10 ans sur les documents),
  • Les documents avec DUA en cours sont en lecture seule pour respecter leur bonne conformité, 
  • Les documents avec une DUA en cours sont identifiés et indexés par le puissant moteur de recherche,
  • Une fois la DUA attente, une alerte est envoyée à l'archiviste désigné,
  • La DUA permet la préparation des documents à l'archivage (en vue d'un versement dans un SAE par exemple). 

 

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