Groupement d’Intérêt Public ESEA

Objectifs et périmètre du projet

GIP ESEA a lancé un marché pour la mise en place et la maintenance d’une solution de Gestion Electronique de Documents (GED), ainsi que pour la formation associée.

Le groupement souhaitait :

  • simplifier au quotidien le partage et l’exploitation des documents des 3 agences  et du siège
  • permettre un meilleur travail collaboratif entre les agents
  • renforcer la collaboration entre 3 anciens Groupements de Coopération Sanitaire maintenant fusionnés
  • partager une masse de documents plus importante  

Après étude par les collaborateurs du GIP ESEA de l’offre de CEO-Vision SAS et la phase de négociation, la solution de GED Collaborative Open Source GoFAST a remporté le marché.

Pourquoi avoir fait le choix de la GED Collaborative GoFAST ?

En plus d’être une solution Open Source et souveraine, la plateforme GoFAST a parfaitement satisfait les besoins exprimés par l’ensemble de collaborateurs de GIP ESEA.

L’un des critères de choix du GIP ESEA : la plateforme GoFAST est basée sur le meilleur des technologies Open Source sur les aspects GED (Alfresco), Collaboratifs (Riot, Jitsi meet, Drupal), processus (Workflows BPMN BonitaSoft).

GIP ESEA recherchait également une solution facile à prendre en main, par des utilisateurs de tout niveau informatique et en pratiques collaboratives.

La solution devait être accessible en mobilité, dont en mode déconnecté avec synchronisation de fichiers entre les postes de travail et la plateforme.

Parmi les principaux besoins exprimés pour la gestion documentaire collaborative :

  • besoin de partage et diffusion en interne entre le siège et les agences de contenus documentaires, mais aussi avec des acteurs externes à Grades
  • gestion des documents dans un espace sécurisé, ayant un fort degré de confidentialité
  • gestion de droits claire et sécurisée, avec la possibilité de gestion via des listes ou groupes d’utilisateurs
  • création de contenus 
  • édition collaborative de documents
  • versionning automatique
  • gestion de taxonomie documentaire
  • recherche simple et rapide de contenus
  • notifications et suivi d’activité
  • partage de documents depuis la plateforme GoFAST via des API pour la publication sur les sites externes (couplages)
  • interfaçage avec le connecteur Chorus Pro pour la gestion des factures numériques des services publics

Calendrier du projet

A ce jour (avril 2020), le projet en est à ses débuts. Les utilisateurs et les chargés de projet font preuve d’une grande motivation après avoir commencé à utiliser la GED Collaborative GoFAST et compris son concept. Une réflexion autour de l’arborescence des Espaces Collaboratifs a ainsi commencé, pour structurer le partage d’informations, les droits d’accès et fédérer le travail collaboratif.

Prochaines étapes :

  • L’ajout du composant Abby Fine Reader à la plateforme GoFAST pour permettre la numérisation des documents avec OCR, directement dans le répertoire souhaité sur la GED Collaborative
  • La configuration des postes de travail pour la synchronisation Offline de fichiers, entre les postes de travail et la plateforme GoFAST
  • A la demande de GIP ESEA, les ingénieurs IT de CEO-Vision vont modéliser un workflow spécifique pour le dépôt, la gestion collaborative avec coédition, le visa/validation avec signature électronique par une ou  plusieurs personne(s) habilitée(s).

Le Groupement d’Intérêt Public (GIP) ESEA est né le 1er octobre 2017 de la fusion des 3 Groupements de Coopération Sanitaire (GCS) e-santé des anciennes régions Aquitaine, Limousin et Poitou-Charentes.

Le GIP ESEA est l’acteur institutionnel de la santé numérique en Nouvelle-Aquitaine. Sa mission d’intérêt général, est d’assurer le développement de la e-santé sur la Région Nouvelle-Aquitaine afin de répondre aux enjeux d'amélioration de la coordination des soins et du parcours du patient.

En tant que GRADeS (Groupement Régional d’Appui au Développement de la e-santé), il est l’opérateur e-santé préférentiel de l’Agence Régionale de Santé (ARS) Nouvelle-Aquitaine, avec qui il entretient une logique d’engagements réciproques.