Client

Republic Technologies International est le leader mondial du papier à rouler pour cigarettes dont le siège social se situe en France, à Perpignan. Le groupe conçoit, fabrique et distribue une gamme complète d'accessoires pour les fumeurs "Roll Your Own" et "Make Your Own" dans les différents pays du monde. 

www.republic-technologies.com/fr

Le Projet :

Republic Technologies souhaitait mettre en place une solution de GED collaborative pour :

  • avoir une gestion efficace de son importante base documentaire
  • renforcer la collaboration de ses équipes
  • sécuriser ses données et échanges
  • maîtriser ses processus métiers

En 2018, les équipes de Republic Technologies font appel à la société CEO-Vision après avoir sélectionné la plateforme de GED collaborative GoFAST comme solution à leur problématiques. 

Le Group opte pour un POC de 2 mois afin d'évaluer le potentiel de la plateforme. En plus des équipes IT, le service Laboratoire a également participé à cette 1ère phase d'évaluation. L'objectif était de tester les fonctionnalités collaboratives de la solution, notamment l'élaboration, le traitement et la diffusion transversale de l'information et des documents en interne et avec les sites aux USA.

CEO-Vision a accompagné le POC en organisant divers ateliers et des formations en coordination avec les responsables du projet et en adéquation avec les besoins. 

Au bout des 2 mois d'évaluation, les équipes de Republic Technologies décident de déployer la plateforme GoFAST au siège du Groupe et d'étendre l'utilisation de la plateforme à l'ensemble de services au fur et à mesure.   

Une écoute attentive des besoins, une forte implication dans le projet et la réactivité des équipes CEO-Vision ont permis le succès du POC et validé le choix de la plateforme de GED GoFAST. 

Logo Occitanie

La région Occitanie / Pyrénées-Méditerranée est la 2ème plus grande région de France après Nouvelle-Aquitaine. Avec 72 724 km2, l’Occitanie / Pyrénées-Méditerranée est plus grande que l’Irlande. 

Elle compte 13 départements, c’est la région qui en possède le plus. Elle compte également 4 488 communes, 161 intercommunalités, 2 métropoles que sont Toulouse et Montpellier, 1 communauté urbaine : Perpignan Méditerranée Métropole, 20 communautés d’agglomération et 138 communautés de communes.

www.laregion.fr

Le projet :

Les anciennes régions Languedoc-Roussillon et Midi-Pyrénées ont fusionné lors de la réforme territoriale pour ne former qu’une seule Région Occitanie. A l’occasion de cette fusion, la Région Occitane a souhaité réadapter tout son système d’information, et la gestion des documents pour harmoniser et centraliser tout leur contenu en faisant le choix de GoFAST.

Le projet de mise en place d’une plateforme de GED Collaborative prévoit une cinquantaine d'utilisateurs pour le projet de la DSI, et avec objectif de l'étendre à tous les services progressivement. A terme, GoFAST remplacera tous les serveurs de fichiers en migrant l'ensemble des documents de travail. 

 

LNE

Le Laboratoire National de Métrologie et d’Essais (LNE) est un établissement public placé sous la tutelle du ministère de l’Economie et des finances en charge de l’Industrie. LNE a pour missions de piloter la métrologie française et ainsi élaborer de nouvelles réglementations et normes aux niveaux international, européen et national sur la mise au point de nouvelles méthodes d’essais et la surveillance du marché.

www.lne.fr

Le projet :

En 2018, le Laboratoire National de Métrologie et d’Essais a opté pour la solution de GED transversale GoFAST. Le déploiement suit un rythme soutenu avec une 20enne de projets de démarrage. Parmi les problématiques à traiter :

  • promouvoir le travail collaboratif,
  • optimiser les processus d’élaboration et validation des documents,
  • unifier la communication entre les sites distants.

Il va de soit que la sécurité est primordiale et en ce sens, GoFAST est hébergé dans l’infrastructure de LNE.

A terme, LNE envisage de remplacer les serveurs de fichiers par GoFAST, ce qui représente une migration de plusieurs Terras de données.

Le département français d'Eure-et-Loir appartient à la région Centre-Val de Loire qui en compte six. Le Conseil Départemental est représenté par 15 cantons et une Assemblée Départementale regroupant 30 élus. Le budget du Conseil départemental est estimé à 496 millions d'euros en 2017 avec un nombre d'agents qui s'élève environ à 2000 personnes.

Le projet :

Le Conseil Départemental d'Eure et Loir souhaitait mettre en place une plateforme collaborative et GED de type « Digital Workplace ». Les objectifs du projet visent à remplacer l'Intranet "élus" et optimiser la gestion des instances et convocations, ainsi que renforcer la connaissance relative aux contenus des Cantons, dont les courriers. Il était aussi nécessaire d'organiser le travail collaboratif dans l'édition, l'exploitation et la diffusion des contenus sur une plateforme évolutive et adaptée aux usages actuels et à venir. Plus largement, il s'agit de gagner en productivité et sécuriser les processus et les données afférentes.

Le projet global se divise en deux phases :

  • Mise en place d’un portail d'information aux élus avec un socle organisationnel pour la diffusion et le partage de documents.
  • Étendre la solution a d’autres applications pour les besoins de la collectivité, GoFAST étant dimensionnée au nombre d'agents du Conseil Départemental

Le département d'Eure et Loir cherchait une solution sécurisée et OnPremise (hébergé dans le Datacenter du Conseil Départemental), accessible à l’extérieur du SI du Conseil Départemental pour :

  • Gérer les documents et leurs métadonnées (données afférentes)
  • Faciliter la (co)production et l’exploitation documentaire
  • Organiser des espaces collaboratifs et avoir des espaces personnels
  • Optimiser les processus (workflow) et le travail collaboratif
  • Avoir une gestion simple et fine des habilitations
  • Disposer d’outils RSE (Chat, annuaire, Webconférence, etc.)
  • Avoir une solution ergonomique et rapide à prendre en main

La Démonstration de la plateforme GoFAST, organisée en présence des élus, a été couronnée de succès et jugée comme étant la meilleure solution collaborative et de gestion des contenus présentée aux élus.

La DSI du Conseil Départemental accompagnée par CEO-Vision, a réalisé un certain nombre de tests pour évaluer le potentiel de la solution GoFAST : scénarios-utilisateurs pour les élus et l’administration, tests fonctionnels, possibilités et contraintes vis-à-vis de la création des espaces collaboratifs et structure organisationnelle, gestion des droits, etc.

Une écoute attentive des besoins, ainsi qu'une implication forte des équipes de CEO-Vision ont également favorisé le bon démarrage du projet. Aujourd'hui, CEO-Vision accompagne les équipes du Conseil Départemental dans le déploiement par cercles concentriques.

Établissement public d'Aménagement de Saint Etienne est né en janvier 2007 d'un partenariat entre l'Etat et les collectivités locales (Ville de Saint-Etienne, Saint-Etienne Métropole, Conseil Départemental de la Loire, Région Rhône-Alpes) afin d'accélérer le renouveau urbain de Saint-Etienne. 

Sur un territoire de 970 hectares et un budget de 255 M€ sur 7 ans, l'EPA de Saint-Etienne est chargé d'accélérer l'aménagement, le renouvellement urbain et le développement économique de la ville. Il contribue à renforcer l'activité territoriale de Saint-Etienne au sein de l'aire métropolitaine lyonnaise.

www.epase.fr

Le projet :

En 2015 l'EPASE lance un appel d'offres pour une plateforme de GED collaborative avec des fonctionnalités multiples :

  • Gestion efficace de la base documentaire,
  • Travail collaboratif et partage de documents
  • Système de validation électronique paramétrable (workflow),
  • Brique de dématérialisation OCR (notamment des factures) couplée à la GED. 
  • etc.

Au-delà des besoins fonctionnels, l'EPASE exigeait une plateforme ouverte, pouvant s'intégrer à ses applications métier. Après plusieurs phases de sélection (appel à candidature, appel d'offres, présentation), l'EPA de Saint-Etienne teste GoFAST à l'occasion d'un POC de quelques mois.

Séduit par l'implication et la réactivité de l'équipe CEO-Vision dans le projet, l'EPA de Saint-Etienne décide de retenir la plateforme GoFAST face à ses nombreux concurrents, renforçant ainsi la collaboration et l'efficacité de ses équipes. La proximité avec les clients-utilisateurs a également joué un rôle important. CEO-Vision est fier de remporter un appel d'offre d'une telle ampleur, où l'implication et les compétences des équipes importaient tout autant que la qualité de la solution.

Les grandes étapes, comme la reprise de données existantes et la dématérialisation massive de l'ensemble des documents sont déjà annoncées et seront réalisées par CEO-Vision et ses partenaires dès le démarrage du projet.

L'AIFE est l’Agence pour l’Informatique Financière de l’État français sous l’autoritédu Ministre du Budget. L’AIFE a défini et mis en œuvre Chorus, le système d’informatique financière de l’État français qui gère les dépenses, les recettes non fiscales et la comptabilité publique, pour un volume de un milliard d'euros par jour. Les applications fiscales génèrent à elles seules environ 250 millions d'opérations d'intégration de données par an avec des pics entre 5 et 10 millions de transferts par jour lors des déclarations fiscales des entreprises et des contribuables.

www.economie.gouv.fr

Le Projet : L'AIFE recherchait une GED rapidement opérationnelle et au meilleur coût pour gérer les 15.000 documents composant la documentation du logiciel comptable de l'Etat Français, Chorus. Tout comme de plus en plus d'organisations publiques, L'AIFE a été séduite par la facilité d'utilisation de GoFAST et le concept Open Source basé sur le coeur d'Alfresco.

Le choix s'est porté sur la plateforme de CEO-Vision principalement pour :

  • sa rapidité de mise en place (24h)
  • sa facilité de prise en main (45min pour les fonctions principales) 
  • le concept OpenSource sur une base Alfresco
  • la qualité du suivi client et la forte implication de CEO-Vision dans le projet
 

La GoFAST a été installée au premier trimestre 2016 et l'entrepôt documentaire du projet Chorus migré avec succès: un projet de migration de fichiers de taille importante qui a mobilisé une partie de l'équipe CEO-Vision sur une semaine pour garantir la validité de la reprise. 

L'équipe de CEO-Vision a adapté GoFAST aux besoins très spécifiques de l'AIFE en développant des fonctionnalités et modélisant des workflows. L'objectif étant d'optimiser les circuits d'éditions, corrections, validation et publications des documents entre équipes internes et externes.

GoFAST est déjà utilisée par une partie des collaborateurs de l'AIFE et sera déployée à l'ensemble des intervenants (AIFE et ses prestataires) dès janvier 2017.

Auvergne Rhône-Alpes est la 2ème région de France en nombre d'habitants avec 7 634 223 habitants et de PIB 227,1 milliards d'euros

Le projet:

La région Auvergne Rhône-Alpes a retenu la plateforme GoFAST après un Proof of Concept de 6 mois pour le traitement des dossiers de subvention européenne dans le domaine de l'agriculture (mesure 4.22) entre les départements et la région.

Agence belge de développement, Enabel (anciennement BTC-CTB) mobilise ses ressources et son expertise pour éliminer la pauvreté dans le monde. Ses 1200 collaborateurs à Bruxelles (20%) et à l’étranger (80%) concrétisent l’engagement de l’État belge et d’autres partenaires au développement pour la solidarité internationale. Dans une vingtaine de pays, en Afrique, en Asie et en Amérique latine, ils appuient plus de 200 projets de coopération.

Le projet :

La plateforme GoFAST a été retenue pour faciliter la collaboration autour des documents au sein des équipes internationales de Enabel ainsi qu'avec le siège situé à Bruxelles.

Découvrir le projet de "Transformation Digitale d'une organisation à tous ses niveaux hiérarchiques et tous les aspects de son activité pour une collaboration productive".

Vidéo de témoignage-utilisateurs GoFAST par Enabel :

www.enabel.be

Le projet : Groupama AM a retenu la plateforme GoFAST pour un Proof of Concept de 6 mois. Groupama Asset Management, filiale de Groupama, est l'un des principaux acteurs français de la gestion d'actifs pour le compte d’une clientèle composée d’ entités du groupe, d’investisseurs institutionnels, d’entreprises et de distributeurs.

La Mission: Après la réalisation d'un plan pluri-annuel de réorganisation technologique pour le  conseil d'administration d'un éditeur de logiciels Suisse, celui-ci nous a confié la 1ère phase de la mise en oeuvre. Missions: management de transition technologique,  refonte complète de leur application financière avec la création d'équipe internationale de développement sur Archamps (France) et offshore (Roumanie)

Medor&Compagnie est une chaîne de déjà 19 magasins! Distribuant des aliments et accessoires de qualité pour les animaux de compagnie.

www.medoretcompagnie.com

Le projet :

La Plateforme de GED Collaborative GoFAST est utilisée par tous les services et a remplacé les serveurs de fichiers de Médor et Compagnie.

L'Association pour la gestion du régime de Garantie des créances des Salariés (AGS) est une délégation Unédic et un organisme patronal fondé sur la solidarité interprofessionnelle des employeurs et financé par leurs cotisations.

Elle intervient en cas de redressement, de liquidation judiciaire de l'entreprise ou encore, sous certaines conditions, en procédure de sauvegarde. Elle garantit le paiement, dans les meilleurs délais, des sommes dues aux salariés (salaires, préavis, indemnités de rupture...) conformément aux conditions fixées par le code du travail.

www.ags-garantie-salaires.org

Le Projet :

AGS Garantie des Salaires souhaitait remplacer assez rapidement une GED ne donnant plus du tout satisfaction. L'AGS a sollicité un cabinet de conseil réputé afin de sélectionner leur nouvelle plateforme. Après de nombreux tests notamment autour de la pertinence du moteur de recherche et de l'expérience utilisateur, la plateforme GoFAST est retenue.

En plus d'installer et paramétrer la plateforme, CEO-Vision a effectué la migration de la GED obsolète vers la GoFAST avec conservation de la totalité des méta données.

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