Parutions - Médias

La transition digitale n’est pas réservée à la France et des exemples sont à prendre dans d’autres pays d’Europe. Notamment en Belgique où l’Agence belge de développement Enabel a souhaité moderniser ses outils et digitaliser ses processus. Et ce, à tous ses niveaux hiérarchiques (1 250 personnes), avec un déploiement à l’international, puisque plus de 80% des agents sont basés hors Union Européenne.

Enabel est une agence fédérale belge dont la mission est d’éradiquer la pauvreté́ dans le monde. Elle œuvre par le biais de programmes de développement menés pour le compte de l’Etat Belge et d’autres donneurs d’ordres (200 projets et programmes dans 18 pays). Elle s’appuie pour cela sur un budget de 244 millions d'euros et sur ses quelques 1 250 collaborateurs, dont plus de 1 000 sur le terrain.

Collaborer en toute sécurité

Enabel souhaitait gérer et partager l’ensemble de ses documents, favoriser le travail collaboratif entre les agents, ainsi qu’entre les agents et son siège à Bruxelles, permettre le travail en mobilité́ sur le terrain aussi bien online qu’offline et promouvoir les « best-practices » dans le traitement documentaire collaboratif. L’objectif est aussi de sécuriser les données avec une solution pérenne et alternative aux outils propriétaires (Office 365/SharePoint, GoogleDocs, etc.), ainsi qu’éviter les applications non autorisées. A l’heure du RGPD il s’assagit non seulement de contrer les cyber-attaques, mais désormais d’organiser le partage des documents dans le respect des habilitations aux personnelles et confidentielles, ainsi que l’intégrité́ des données.

Le choix d’une plateforme commune de gestion des connaissances

Consciente que ses outils (principalement serveurs de fichiers et messagerie classique) ne donnaient plus satisfaction et ne pouvaient répondre à ces nouveaux besoins, l’agence a lancé un appel d’offres européen afin de s’équiper d’une GED collaborative transverse. Au-delà de l’objectif de consolider les outils IT et permettre le partage de documents et connaissances, il s’agissait de créer une proximité et un esprit de communauté entre les agents. N’oublions pas que l’intérêt d’un outil c’est surtout d’accompagner l’humain.

Test réussi

Composé de 5 collaborateurs à l’époque, l’éditeur français CEO-Vision a eu l’audace de se positionner sur l’appel d’offre. Audace récompensée après un dossier détaillé et une démonstration, car le choix de l’Agence s’est porté sur sa solution GoFAST. L’éditeur a en effet, réalisé un test avec un débit volontairement bridé pour prouver l’efficacité de sa solution, y compris dans les pays limités en réseau Internet. S’ajoute à cela, le fait que GoFAST s’appuie sur une base open source (dont Alfresco) et que sa tarification était plutôt avantageuse.

Accessibilité maximale

Tous les documents de l’Agence ont donc été́ centralisés et sécurisés sur la plateforme GoFAST pour que chaque collaborateur d’Enabel puisse y accéder à tout moment et partout dans le monde. GoFAST est aujourd’hui utilisé par tous les niveaux de l’Agence, aussi bien par les agents terrains que la Direction. Les documents ne sont donc plus échanges par mail (zéro pièce-jointe, zéro doublon, etc.), mais sécurisés sur la nouvelle plateforme. Quant aux connaissances qui n’étaient pas partagées jusqu’à maintenant, elles sont désormais consolidées et accessibles à tous les agents terrain.

Prise en main et sentiment d’appartenance

D’autres avantages sont à souligner, notamment la prise en main rapide de la solution et son taux d’acceptation très satisfaisant. La GED transversale a donc réussi à atteindre l’objectif de créer un sentiment d’appartenance à un groupe plus vaste et permet également au siège de disposer désormais d’une vue sur l’activité́ des agents terrain et de collaborer avec eux en temps réel. Par ricochet, les utilisateurs n’ont donc plus besoin d’utiliser des applications non approuvées par le service IT.

Conduite du changement

La solution GoFAST a été déployée OnPremise dans le datacenter d’Enabel avec, à la clé, de nombreuses améliorations sur le plan de la sécurité́ et de la confidentialité́ (accès sécurisé́, gestion simple des droits et rôles par les responsables métiers, gestion de version, multi-emplacement, etc.). L’éditeur a aussi accompagné l’organisme dans la conduite du changement et lui a fourni un précieux support fonctionnel (réalisation de la structure documentaire et des habilitations, formations, analyse des retours, améliorations et production documentaire pour l’aide à la prise en main).

Lire l'article sur archimag.com

Trop compliqué de pousser ses clients vers le Cloud avec des arguments pertinents, Microsoft les force à quitter le On-premise par le biais des tarifs. Depuis le 1er octobre 2018 une augmentation de ~10% est appliquée sur la plupart des offres Server2019, dont SharePoint, Skype Entreprise et Exchange.

CEO-Vision garde le cap du On-premise, seul modèle permettant la maîtrise de son SI, en proposant tous les services du SaaS même pour un hébergement On-premise : veille, supervision, maintenance, mises-à-jour et support. GoFAST est une alternative à SharePoint/Office365 où le On-premise ne fait pas exploser son budget IT, même dans le cas d’un déploiement global.

Consulter l'article rédigé par M Nicolas Certes avec IDG NS sur le site web de "Le Monde Informatique" !





Dans le cas de la gestion documentaire, les données personnelles peuvent être celles des salariés, des clients ou prospects, des fournisseurs ou partenaires... En ce sens, le RGPD stipule des objectifs à atteindre :

  • identifier les contenus personnels (ex : avec des outils spécialisés) et le personnel pouvant y avoir accès,
  • garantir un niveau de sécurité adapté au risque incluant chiffrement « au repos » ou pendant un transfert (art.32),
  • définir des personnes habilitées pouvant avoir accès aux contenus avec données personnelles (art.29),
  • définir un contrôle d’accès aux contenus avec données personnelles (art.25)​, 
  •  auditabilité,
  • protection contre destruction, perte, altération, diffusion ou accès non autorisé.

On constate rapidement que des pans entiers du système d’information et des usages actuels ne sont pas "compatibles" RGPD : De nombreux vols de données personnelles et sensibles ont concerné la messagerie (piratage HBO, Deloitte, etc. ), le serveur de fichiers, lui, a été touché par des failles de sécurité et des ransomware (ex : Wannacry). En plus de ces faiblesses de sécurité, la saturation des messageries et des serveurs de fichiers démontre bien que ces deux systèmes ont atteint leurs limites.

Les meilleures pratiques vont désormais s'appuyer sur les plateformes de travail collaboratif et de GED, comme la solution GoFAST. Ce type de plateforme apporte de nombreux autres avantages, dont le respecte de normes comme ISO9001, amélioration de la productivité et de la collaboration.



Archamps - 5 Avril  2018

Le Monde Informatique publie en mars 2018 un article sur le projet de l'AIFE qui a opté pour la solution GoFAST de CEO-Vision pour la gestion de la documentation de CHORUS et les processus associés. Parmi les principales raisons évoquées : "non seulement cette solution est open-source, mais elle a pu être installée en local sur les infrastructures de l'AIFE, avec une sécurisation adaptée au caractère stratégique de la documentation Chorus."

&

Merci à M Bertrand Lemaire, Rédacteur en chef de CIO de mettre en avant les solution technologique françaises et Open Source, alternatives aux GAFAM.

 

Le Dauphiné consacre un article à CEO-Vision et sa plateforme GoFAST dans leur page "Entreprise". Il revient sur les avantages de cette plateforme transversale aux différents métiers d'une entreprise, ainsi que les visions à court et long terme de CEO-Vision. Entre la sortie de la GoFAST Community et la future conquête du marché américain.

AccueilAprès avoir traité les problématiques de gestion de documents et processus des entreprises et administrations, GoFAST v3.0 s’étend et devient un véritable Digital Working Place.

La solution "made in France", basée sur les technologies Open Source les plus reconnues, se dote d’une Suite Collaborative compatible format Office et permettant la co-édition dans un simple navigateur et d'outils avancés, tels que Visioconférence et Chat.

L’offre GoFAST v3 permet ainsi à l’éditeur français de rivaliser avec Office 365/Sharepoint de Microsoft avec une technologie basée Open Source.


 

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Christopher Potter, Président-Fondateur de CEO-Vision, à l'origine du concept innovant de la solution GoFAST, est "LA parole d'Entrepreneur" de la semaine (Croissance Plus) :

 

Le Groupe Oudart prépare en douceur l’arrivée d’outils collaboratifs

La société financière Oudart compte adopter la version 3.0 de GoFAST, suite de l’éditeur français CEO Vision qui permet la co-édition de documents. Pour populariser ce nouvel usage, le DSI compte s’appuyer sur des témoignages des services pionniers au sein de l’entreprise pour convaincre d’autres métiers de suivre le même chemin. La même démarche avait adoptée lors du déploiement de la gestion documentaire, qui s’est propagée ainsi de cas d’usage en cas d’usage...

>> Lire l'article sur le site de Collaboratif-info

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Archimag a publié lors de son numéro Février 2017 un panorama des différentes solutions Intranet proposées sur le marché des solutions. Ce tableau comparatif va reprendre plusieurs critères et confronter les différentes solutions Intranet comme GoFAST. Pour en savoir plus, un extrait ci-dessous.

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Les logiciels Open Source à l’assaut des Services Publics (voir sur archimag.com)

Tribune très intéressante d’Archimag qui dénonce la mainmise d'un "petit éditeur" connu sous le nom de Microsoft, sur le service public français. Pourtant, des alternatives existent : pertinentes et souvent bien moins coûteuses, offrant les fonctionnalités indispensables de gestion et partage de documents, recherche, édition simultanée dans une Suite Office Collaborative, BPM-workflows, visioconférence…

Dans le numéro n°300 de Archimag, la rédaction consacre quelques pages pour parler des nouvelles sorties des dernières solutions sur le marché. Un paragraphe est dédié à CEO-Vision et la sortie de sa plateforme GoFAST V3, qui intégreront notamment de nouveaux outils Suite Office Collaborative et Visioconférence. La réelle valeur ajoutée de GoFAST.... Tout est compris dans son abonnement standard et qu'aucune de ses nouveautés demandent une facturation supplémentaire à ses clients actuels!

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