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Retrouvez l’équipe CEO-Vision à l’occasion de BlueMind Summit 2019 et découvrez GoFAST en démonstration "live" : l’alternative souveraine, Onpremise et Open Source à SharePoint/Office365.

BlueMind est un partenaire technologique clef pour CEO-Vision ! En effet, l’association GoFAST & BlueMind permet de couvrir tous les besoins de GED transversale, Workflows, Edition/Coédition Office, messagerie collaborative, sécurité des données, mobilité… des Administrations et Entreprises.

Nous Avons Le Choix

 

Inscription & Info


Le BlueMind Summit est l'événement majeur de l'écosystème de la messagerie Open Source !

  • Découvrez en avant première les nouveautés à venir (nouveau webmail, nouvelles fonctionnalités,...)
  • Testez BlueMind v4, la seule solution 100% compatible Outlook
  • Assistez aux retours d'expériences de nos clients et partenaires
  • Enrichissez votre BlueMind avec les offres complémentaires de nos partenaires
  • Échangez avec des experts de la messagerie et de l'Open Source

Nous vous donnons rendez-vous le jeudi 06 juin 2019 de 9h à 17h à Paris dans un lieu d'exception au coeur de Paris, le Cyclone Studio - 16/18 rue Vulpian, Paris 13ème (voir sur la carte)

Nous sommes fiers de vous annoncer le lancement de la version 3.6 de GoFAST. Une version clef qui apporte un grand nombre de nouveautés et d'améliorations, toujours basées sur les retours-utilisateurs !

En GoFAST v3.6 vous pourrez notamment bénéficier de : 

  • la mise à jour majeure du moteur de Workflows BonitaSoft 7 avec d'importantes évolutions de l'ergonomie, des fonctionnalités, de l'historique, des notifications, ainsi que de meilleures performances et de nouveaux connecteurs et API [Enterprise Edition],
  • Listes d’Utilisateurs pour la gestion en masse et automatique des accès aux Espaces Collaboratifs [Enterprise & Community Edition],
  • Comparatif de versions pour visualiser les écarts entre 2 versions d'un document [Beta] [Enterprise & Community Edition],
  • La synchronisation des informations relatives à un Espace Collaboratif avec la navigation dans l’arborescence dans GoFAST File Browser [Enterprise & Community Edition],
  • Extensions des fonctionnalités sur GoFAST mobile [Enterprise & Community Edition],

Et encore énormément d'autres améliorations techniques, ergonomiques et fonctionnelles à découvrir dans la Release Note et la Documentation en ligne. 

Vous pouvez consulter la Release-Note complète ici : 

Release Note 3.6

[GoFAST Enterprise]
Avis aux équipes techniques :

N’hésitez pas à solliciter le support pour planifier la mise à jour (helpdesk[at]ceo-vision.com).

 

[GoFAST Communiy]
Avis aux équipes techniques :

Pour trouver de l'aide, consultez la documentation en ligne et posez vos questions sur nos forums.

En vous souhaitant une bonne utilisation de GoFAST !

 

La transition digitale n’est pas réservée à la France et des exemples sont à prendre dans d’autres pays d’Europe. Notamment en Belgique où l’Agence belge de développement Enabel a souhaité moderniser ses outils et digitaliser ses processus. Et ce, à tous ses niveaux hiérarchiques (1 250 personnes), avec un déploiement à l’international, puisque plus de 80% des agents sont basés hors Union Européenne.

Enabel est une agence fédérale belge dont la mission est d’éradiquer la pauvreté́ dans le monde. Elle œuvre par le biais de programmes de développement menés pour le compte de l’Etat Belge et d’autres donneurs d’ordres (200 projets et programmes dans 18 pays). Elle s’appuie pour cela sur un budget de 244 millions d'euros et sur ses quelques 1 250 collaborateurs, dont plus de 1 000 sur le terrain.

Collaborer en toute sécurité

Enabel souhaitait gérer et partager l’ensemble de ses documents, favoriser le travail collaboratif entre les agents, ainsi qu’entre les agents et son siège à Bruxelles, permettre le travail en mobilité́ sur le terrain aussi bien online qu’offline et promouvoir les « best-practices » dans le traitement documentaire collaboratif. L’objectif est aussi de sécuriser les données avec une solution pérenne et alternative aux outils propriétaires (Office 365/SharePoint, GoogleDocs, etc.), ainsi qu’éviter les applications non autorisées. A l’heure du RGPD il s’assagit non seulement de contrer les cyber-attaques, mais désormais d’organiser le partage des documents dans le respect des habilitations aux personnelles et confidentielles, ainsi que l’intégrité́ des données.

Le choix d’une plateforme commune de gestion des connaissances

Consciente que ses outils (principalement serveurs de fichiers et messagerie classique) ne donnaient plus satisfaction et ne pouvaient répondre à ces nouveaux besoins, l’agence a lancé un appel d’offres européen afin de s’équiper d’une GED collaborative transverse. Au-delà de l’objectif de consolider les outils IT et permettre le partage de documents et connaissances, il s’agissait de créer une proximité et un esprit de communauté entre les agents. N’oublions pas que l’intérêt d’un outil c’est surtout d’accompagner l’humain.

Test réussi

Composé de 5 collaborateurs à l’époque, l’éditeur français CEO-Vision a eu l’audace de se positionner sur l’appel d’offre. Audace récompensée après un dossier détaillé et une démonstration, car le choix de l’Agence s’est porté sur sa solution GoFAST. L’éditeur a en effet, réalisé un test avec un débit volontairement bridé pour prouver l’efficacité de sa solution, y compris dans les pays limités en réseau Internet. S’ajoute à cela, le fait que GoFAST s’appuie sur une base open source (dont Alfresco) et que sa tarification était plutôt avantageuse.

Accessibilité maximale

Tous les documents de l’Agence ont donc été́ centralisés et sécurisés sur la plateforme GoFAST pour que chaque collaborateur d’Enabel puisse y accéder à tout moment et partout dans le monde. GoFAST est aujourd’hui utilisé par tous les niveaux de l’Agence, aussi bien par les agents terrains que la Direction. Les documents ne sont donc plus échanges par mail (zéro pièce-jointe, zéro doublon, etc.), mais sécurisés sur la nouvelle plateforme. Quant aux connaissances qui n’étaient pas partagées jusqu’à maintenant, elles sont désormais consolidées et accessibles à tous les agents terrain.

Prise en main et sentiment d’appartenance

D’autres avantages sont à souligner, notamment la prise en main rapide de la solution et son taux d’acceptation très satisfaisant. La GED transversale a donc réussi à atteindre l’objectif de créer un sentiment d’appartenance à un groupe plus vaste et permet également au siège de disposer désormais d’une vue sur l’activité́ des agents terrain et de collaborer avec eux en temps réel. Par ricochet, les utilisateurs n’ont donc plus besoin d’utiliser des applications non approuvées par le service IT.

Conduite du changement

La solution GoFAST a été déployée OnPremise dans le datacenter d’Enabel avec, à la clé, de nombreuses améliorations sur le plan de la sécurité́ et de la confidentialité́ (accès sécurisé́, gestion simple des droits et rôles par les responsables métiers, gestion de version, multi-emplacement, etc.). L’éditeur a aussi accompagné l’organisme dans la conduite du changement et lui a fourni un précieux support fonctionnel (réalisation de la structure documentaire et des habilitations, formations, analyse des retours, améliorations et production documentaire pour l’aide à la prise en main).

Lire l'article sur archimag.com

La norme ISO 9001 stipule que l’entreprise doit "établir et tenir à jour des procédures écrites pour maîtriser tous les documents et données relatifs aux exigences de la présente norme internationale".

Les exigences ISO 9001 sont énoncées en matière de :

  • Diffusion et approbation des documents par un personnel habilité,
  • Gestion contrôlée des étapes de validation et de diffusion de la documentation,
  • Accès sécurisé à la documentation,
  • Identification des révisions et de leur nature,
  • Suivi des mises à jour, 
  • Liste de référence des révisions en vigueur,
  • Suppression des documents périmés.

Pourquoi s'en tenir qu'à des "procédures écrites" ? Autant les appliquer... non ? 

Moins de formalisme... plus d'actions ! Découvrez ici les fonctionnalités clefs qui répondent aux exigences de la norme ISO 9001... 

 

Télécharger GoFAST Community                      GoFAST Community ou Enterprise ?

Une gestion simple et sécurisée des accès aux documents et de leur diffusion : 

  • Chaque projet et service dispose de son espace de travail collaboratif dédié
  • Les accès aux espaces et leurs documents sont gérés par les responsables métiers
  • La structure des espaces peut être hiérarchisée comme transversale, tout en restant simple à comprendre
  • Les documents peuvent être partagés entre plusieurs emplacements sans aucun doublon de fichier, une fonctionnalité exclusive GoFAST "le multi-emplacement", 
  • L'administrateur système ne dispose d'aucun accès par défaut aux contenus (habilitation donnée par les responsables métiers)
  • Chaque document de travail peut avoir sa version de publication pour maîtriser la diffusion dans des espaces avec un public plus large

Suivi de l'activité des documents, gestion des versions et échanges centralisés : 

  • Chaque mise-à-jour de fichier est versionnée et numérotée, avec horodatage et contributeur identifié, 
  • Toutes les versions restent accessibles (sauf si volontairement supprimées),
  • Possibilité de laisser des commentaires et annotations pour décrire la nature des mises-à-jour, 
  • Tous les échanges concernant un document sont centralisés et accessibles aux membres de l'équipe projet et/ou service,
  • L'édition en ligne avec verrou via sa suite Office ou la coédition avec la Suite Collaborative intégrée, garantissent qu'aucune version ne soit "écrasée" par un collègue, 
  • Toute l'activité des documents (ajouts, modifications, commentaires...) est reprise dans une notification de synthèse dans le respect des droits, ainsi que sur le fil d'activité en temps réel.

NB : La Suite Collaborative OnlyOffice est intégrée uniquement dans GoFAST Enterprise Edition (possibilité d'éditer avec verrou avec sa Suite MS Office, Libre Office... avec GoFAST Community Edition)

Le moteur de Workflows pour contrôler les étapes de validation et de diffusion de la documentation :

  • Simple de démarrer un processus sur un document unique ou sur un ensemble, 
  • Les documents restent rattachés au processus jusqu'à sa finalisation, 
  • Les collaborateurs ayant accès au document sont informés des processus en cours ou archivés, 
  • Possibilité de modéliser des workflows adaptés aux processus métiers (gestion des factures, courriers, contrat, conventions, etc.),
  • Garantie le respect des étapes d'élaboration, vérification, validation, correction, signature et diffusion, 
  • L'historique des étapes et échanges liés au processus restent accessibles à tout moment aux parties prenantes du workflow. 

NB : les workflows sont disponibles uniquement avec GoFAST Enterprise Edition

La notion de Durée d'Utilité Administrative (DUA) :

  • Possibilité de créer et gérer des "Catégories" de document par Espace Collaboratif et d'y associer une DUA (ex : catégorie "Facture" disponible dans l'espace "Service Administratif" déclenche une DUA de 10 ans sur les documents),
  • Les documents avec DUA en cours sont en lecture seule pour respecter leur bonne conformité, 
  • Les documents avec une DUA en cours sont identifiés et indexés par le puissant moteur de recherche,
  • Une fois la DUA attente, une alerte est envoyée à l'archiviste désigné,
  • La DUA permet la préparation des documents à l'archivage (en vue d'un versement dans un SAE par exemple). 

 

Télécharger GoFAST Community                      GoFAST Community ou Enterprise ?

N'hésitez pas à nous contacter pour plus d'informations !

En cette fin février, l’équipe CEO-Vision est heureuse d’annoncer la mise à disposition de la GED collaborative GoFAST version Community sur le Marketplace d’Amazon !

La plateforme de GED version Community reste totalement gratuite et seuls des coûts d’hébergement AWS sont à prévoir (quelques centimes/heure).

Pourquoi et pour Qui, la GED GoFAST Community sur AWS ?

Administrations, sociétés privées ou associations… toutes les organisations vont pouvoir éprouver et déployer GoFAST Community en toute simplicité.

  • Vous ne disposez pas de vos propres serveurs informatiques et n’avez pas de partenaire hébergeur ?
  • Vous souhaitez tester la solution sans faire intervenir votre équipe d’infrastructure ou votre hébergeur ?
  • Vous avez besoin d’instanciez et découvrir le potentiel de GoFAST Community sans perdre de temps ?

Démarrer la plateforme de GED en quelques clics sans vous préoccuper des prérequis techniques. Choisissez juste votre instance et lancez-vous !

Vous n’avez pas de contraintes à héberger vos données chez Amazon ? Après la phase de tests, vous pouvez alors déployer la plateforme de GED dans votre organisation en restant sur l’infrastructure AWS. Dans le cas contraire contactez-nous pour un hébergeur souverain Français.

Les exigences AWS …

Mettre à disposition GoFAST Community sur le Marketplace d’Amazon n’est pas chose simple. Il a fallu étudier et répondre aux exigences d’AWS en termes de technologie, sécurité, ainsi que la documentation de la solution.

La plateforme de GED GoFAST Community a donc été validée le 20/02/2019 par Amazon après plusieurs semaines d’échanges.

N’hésitez pas à consulter :

Grandes ambitions pour GoFAST Community …

Depuis les débuts de la société, nous avons toujours eu beaucoup d’ambitions pour l’unique alternative pertinente, OnPremise et Open Source à SharePoint/Office365 sur le marché.

Après avoir conquis le secteur public en France, convaincu les décideurs du privés et même avoir mis un pied en Belgique, CEO-Vision prépare avec cette version Community l'extension au marché américain.

Il n’est jamais simple de pousser le changement et d’accompagner la transformation digitale, mais les enjeux de sécurité, de gains de productivité et de collaboration sont aujourd'hui capitaux pour rester compétitif et innovant. Relevez ces défis avec une approche intelligente : testez la GED Collaborative GoFAST Community !

Télécharger GoFAST Community                          GoFAST Community ou Enterprise ?

 

Sous l'égide du CIGREF, l'AIFE et CEO-Vision ont fait un retour d'expérience auprès des DSI des plus grandes entreprises françaises, ministères et organismes publics.

Le retour d'expérience portait sur l'utilisation de la plateforme de GED collaborative GoFAST dans le cadre de la gestion de la documentation de CHORUS et les processus associés.

Un grand merci à l'AIFE et au CIGREF pour ce moment d'échange sur l'Open Source comme alternative aux grands fournisseurs, dont les GAFAM.

Pour plus d'info sur le projet réalisé à l'AIFE, consutez nos références : Client AIFE

CIGREF : Réseau de grandes entreprises et administration publiques françaises

Le Cigref s’est donné pour mission de "développer la capacité des grandes entreprises à intégrer et maîtriser le numérique". 

Les 150 grandes entreprises et administrations publiques membres du Cigref, toutes utilisatrices de systèmes d’informations, sont représentatives de l’activité économique française et des différents secteurs d’activités qui la compose (banque, assurance, énergie, distribution, industrie, services…).

Dans cette newsletter :

  • Lecko classe la GED collaborative GoFAST parmi les solutions généralistes comme Office365/SharePoint
  • Comment faire face à la politique tarifaire de licence Microsoft ?
  • Cas d’Usage : 5 min pour découvrir comment adresser le RGPD sereinement avec GoFAST
  • CEO-Vision toujours partenaire du Club Décision DSI en 2019
  • Amélioration continue : industrialisation des tests GoFAST
  • Nouvelle communauté Open Source : Lancement des forums GoFAST
  • LNE a démarré le déploiement du Digital Workplace GoFAST

Et plus encore : retour d'expérience projet à l'AIFE, prochain salon, Release note, etc.

Cliquer ICI pour afficher la newsletter en pleine page

Nous sommes fiers de vous annoncer le lancement d'une nouvelle version de GoFAST.

Cette version mineure 3.5.1 comprend des correctifs, mais également des améliorations fonctionnelles et techniques. 

GoFAST Enterprise et Community v3.5.1 apporte notamment :

  • la possibilité de "broadcaster" en masse plusieurs documents depuis GoFAST File Browser (GFB),
  • la possibilité de configurer l’abonnement par défaut des utilisateurs dans les espaces,
  • la possibilité de restaurer des documents même quand l’emplacement n’existe plus,
  • la notion de favoris personnels pour les Espaces et les Dossiers,
  • une amélioration des performances lors du renommage d’espace de haut niveau,

et enfin, quelques correctifs techniques, ergonomiques et fonctionnels.

Vous pouvez consulter la Release-Note complète ici : 

Release Note 3.5.1

Avis aux équipes techniques : n’hésitez pas à solliciter le support GoFAST pour planifier la mise à jour (helpdesk@ceo-vision.com)


En vous souhaitant une bonne utilisation de GoFAST !

Grand succès à Paris Open Source Summit 2018 pour la restitution du projet réalisé à l'AIFE : Plateforme de GED Collaborative GoFAST pour gérer la documentation de CHORUS et les processus associés".

Aucun siège vide et des questions intéressantes... Cette année, les visiteurs du Paris Open Source Summit ont pu découvrir comment une grande administration peut satisfaire les attentes de ses utilisateurs, tout en soutenant une startup française !

 

Monsieur Khalid Raihane, responsable du projet à l'AIFE a fait un retour d'expérience objectif et avec enthousiasme, dont voici un extrait vidéo pour la partie finale "Résultats Atteints".

Intervenants :

 

Khalid Raihane
Chef de projet
@ AIFE

L'AIFE, Agence pour l'Informatique Financière de l'État, chargée de la cohérence du système d’information financière de l’Etat, gère le système d’information budgétaire, financière et comptable de l’Etat (Chorus) et propose des solutions de dématérialisation au profit de l’ensemble des personnes publiques et des entreprises (Chorus Pro, DUME, PLACE,…)

 

Christopher Potter
Président-Fondateur
@ CEO-Vision SAS

CEO-Vision est l’éditeur de GoFAST Digital Workplace, symbiose des technologies Open Source les plus reconnues dans leur domaine. GoFAST est l’alternative européenne souveraine, OnPremise ou SaaS à Office 365/SharePoint, GoogleDocs...

Chiffres et éléments clefs du projet :

  • > 70 000 documents 
  • > 400 utilisateurs très actifs
  • Workflows avancés rattachés directement aux documents
  • Respect des impératifs de sécurité et d’auditabilité

>> Découvrir l'AIFE

"The" salon de l'Open Source :

Paris Open Source Summit est un salon aujourd'hui incontournable pour tous les DSI et responsable IT qui souhaitent sécuriser leur SI, maîtriser le budget IT et trouver des alternatives pertinentes aux GAFAM !

Alors rendez-vous pour la prochaine édition, en fin d'année 2019.

>>  Site du salon Paris OSS

L’équipe CEO-Vision vous souhaite beaucoup d’inspiration, de passion et d’innovation pour une année 2019 placée sous le signe de l’excellence ! 

Découvrez en quelques lignes nos grands succès 2018 et les principaux projets que nous avons hâte de concrétiser cette nouvelle année.


>> GoFAST Community : Déjà disponible sur le site web en libre téléchargement

>> Nouvelle communauté Open Source : Lancement des forums GoFAST

>> Amélioration continue : industrialisation des tests GoFAST

>> Nouveau site Web pour découvrir GoFAST, la GED Collaborative Open Source alternative à Office365/SharePoint, GoogleDOCS...

>> Evénement, restitution projets et webinars : POSS 2018 projet AIFE, Webinar projet Agence Fédérale Enabel...

>> Parmi les nouvelles références prestigieuses : Laboratoire National de métrologie et d'Essais, Republic Technologies International, Région Occitanie...

>> CEO-Vision et GoFAST dans la presse : CIO-online, Le Monde Informatique, Archimag... voir toutes les news


>> Optimisation des Workflows au 1er trimestre 2019 : ergonomie, fonctionnalités, module signatures électroniques, API....

>> Ajout d'une nouvelle brique technologique pour la gestion collaborative des tâches (type Trello)

>> Refonte des pages Wiki et fonctionnalités associées pour améliorer la dimension "Intranet Documentaire" de GoFAST 

>> CEO-Vision toujours partenaire du Club Décision DSI en 2019

>> Nouvelle offre GoFAST pour les achats mutualisés et mise à jour de la politique tarifaire de GoFAST OnPremise/SaaS

>> Participation à de plus en plus d'événements et salons : AP Connect, Consortium des DSI, Les Diners d'Alliancy Le Mag, restitution de projets et webinars...

N'hésitez pas à nous contacter si vous avez des questions !

Disponible en libre téléchargement depuis seulement 1 mois, la version Community de la GED collaborative GoFAST (basée sur Alfresco) a déjà été téléchargée plusieurs centaines de fois (fichiers OVA/QCOW2).

Suite au lancement de GoFAST Community à Paris Open Source Summit le 05/12/2018, de nombreuses organisations projettent d’optimiser leur gestion documentaire transversale grâce à la plateforme de GED.

La version Community est justement en phase de tests par une administration publique prestigieuse (nom confidentiel) qui souhaite découvrir les outils de GED, avant de passer sur GoFAST Enterprise (version complète et vraie alternative à Office365/SharePoint).

Cette approche permet en phase 1, d’entrevoir le potentiel de la GED transversale et son interface simple à prendre en main, puis d’éprouver les fonctionnalités collaboratives et la coédition simultanée des fichiers Office en phase 2. Parmi les objectifs avec GoFAST : remplacer le serveur de fichiers pour sécuriser les documents (ex : RGPD, zéro pièce-jointe, zéro doublon, versions…), permettre un travail collaboratif efficace et gagner en productivité.

L’équipe CEO-Vision est heureuse de constater cet engouement pour GoFAST Community et se tient prête à répondre aux questions de la toute nouvelle communauté Open Source sur les forums dédiés.

La plateforme de GED transversale GoFAST a été intégrée dans l'étude Lecko - Tome 10 : "L'Etat de l’art de la transformation interne des organisations". Lecko publie son étude 2018 après avoir analysé 60 solutions via 2 enquêtes avec 10 700 notes attribuées.

L'étude démontre que : 

"le digital est un sujet de modernisation sur lequel l’entreprise est en veille active et en progrès"

"les entreprises ont des potentiels de gain important à connecter tous leurs collaborateurs"

GoFAST : solution généraliste

Au même titre qu'Office365 de Microsoft, Lecko classe la plateforme collaborative GoFAST parmi les solutions généralistes et pouvant être proposée à toutes les entreprises, aussi bien du secteur privé que les organisations publiques.

G-Suite de Google est par-contre exclu des solutions généralistes et très éloigné de l'axe "transversalité". 

Enfin, l'écart entre le positionnement de GoFAST et celui d'Alfresco axé sur "processus" et très peu généraliste, démontre toute la valeur ajoutée du concept GoFAST : la solution devient beaucoup plus généraliste qu'Alfresco seul et donc plus à même d'être déployée à tous les niveaux d'une organisation. 

L'étude rappelle également que :

"GoFAST est une solution collaborative distribuée en On Premise, et construite sur une base d’outils entièrement open source (Drupal, Alfresco, Solr Apache, BonitaSoft, OnlyOffice)".

Etant une solution basée sur la GED Alfresco, la dimension documentaire de GoFAST et en particulier le traitement collaboratif des documents de travail, tiennent une place extrêmement importante. Cette aspect documentaire est intégrée à la notion de "transversalité" dans l'étude Lecko.

L'étude permet d'entrevoir seuls quelques aspects de GoFAST et non tout le potentiel de la plateforme de GED transversale qui a bénéficié d'une analyse partielle. Ainsi, une partie des "matrices" Lecko ne mentionnent pas GoFAST, malgré des fonctionnalités qui répondent aux problématiques traitées :

  • "Gestion des Connaissances",
  • "Mise en réseau",
  • "Productivité individuelle et collective". 

Toutefois, il en ressort que GoFAST offre une richesse d'usage.

Cette richesse fonctionnelle va être encore plus élargie et l'expérience-utilisateur améliorée en 2019, le roadmap GoFAST étant orienté : amélioration fonctionnelle et ergonomique des Workflows, des Wiki et l'intégration d'un outil de gestion des tâches de type "Trello". 

Lecko - Etat de l'art - Tome 10

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