Une GED ou « Gestion Électronique de Documents » est un logiciel qui permet de gérer, classer, traiter les documents d’une façon beaucoup plus poussée qu’un simple serveur de fichiers Windows ou partage web comme Nextcloud ou une gestion de document d’un Intranet / Digital Workplace « classique ».
A l’heure d’un accès à une information de masse, la GED devient un outil indispensable tout comme l’ERP ou la messagerie. La GED permet également des gains de productivité significatifs si elle est bien déployée.
Document enrichi de métadonnées
Le document est généralement enrichis de métadonnées (importance, auteur, ...) , pour certaines liées à la nature « métier » du document (par exemple les factures). Une métadonnée n’étant finalement qu’une variable comme le montant d’une facture.
Recherche plus précise
Ces métadonnées vont par exemple permettre des recherches et tris plus précis que la recherche dite ‘plain texte’ qui est la simple indexation de tous les mots et chiffres contenus dans un document. D’ailleurs l’indexation ‘plain texte’ n’est pas simple du tout car il faut des algorithmes très puissants pour retrouver de façon efficace ces contenus, avec par exemple des mécanismes de scoring/ranking comme Google ou Duckduckgo.
Versionning
En plus de cette recherche beaucoup plus performante, on retrouve dans une GED d’autres fonctionnalités très importantes comme le versionning. Le versionning permet de conserver les différentes versions d’un même document, évitant ainsi les fameux nommages _V1, _V2 que l’on retrouve sur un serveur de fichiers.
Plan de classement et droits d’accès
Bien sûr comme sur un serveur de fichiers on va retrouver un plan de classement avec des droits associés (qui à le droit de voir quoi), généralement appelé des « dossiers » ou « espaces collaboratifs » pour les GED les plus récentes. De plus sur certaines GED cette gestion des droits est beaucoup plus facile à utiliser, permettant de limiter les risques sécurité et confidentialité dans la gestion documentaire.
Gestion du cycle de vie et workflow
En plus de la partie purement documentaire, une GED peut gérer le cycle de vie du document, du brouillon à l’état pré-archivé en passant par l’état validé. Pour les GED équipée d’un moteur de workflow, ce cycle de vie peut être gérer automatiquement, par exemple dans un workflow de signature électronique où toutes les personnes devant relire puis signer le document seront notifiées de leur tache. Enfin des notions de DUA (Durée d’Utilité Administrative) peuvent être définie pour un traitement une fois celle-ci dépassée, destruction, envoi à un système d’archivage légal (SAE) ou long terme. Car une GED ne doit pas être un système d’archivage définitif.
Acquisition
Les documents peuvent provenir, de serveurs de fichiers, d’un ERP ou autres applications « métiers », de copieurs multi-fonctions. Dans le cas de documents numérisés, des techniques d’OCR (reconnaissance de caractères) ou même de LAD/RAD (reconnaissance de champs et type de documents) seront nécessaires.
GED Collaborative ou « Métiers »
Historiquement et encore souvant maintenant les GED étaient très « métiers » et spécialisées ou verticalisées, une GED par fonction, RH, Finance, … et de plus très peu collaboratives, il ne s’agissait finalement que d’un stockage avancé avec une interface rébarbative.
A l’heure d’une collaboration large et transversale dans l’organisation, du télétravail, ce fonctionnement ne convient plus, de même que le serveurs de fichiers est arrivé à ses limites car très pauvre fonctionnement générant doublons, erreurs et en plus le serveur de fichiers est très attaqués (ransomware, …)
La GED se doit d’être plus transversale et collaborative. Certains éditeurs comme CEO-Vision avec la plateforme GoFAST ont poussé le concept jusqu’à mettre le document au centre de toute la collaboration de l’organisation. Les mails et les messages dans un chat sont éphémères alors que le document concentre le savoir dans le temps.
Dans le cas d’une GED Collaborative celle-ci va offrir des mécanismes de commentaires autour des contenus, de chat pour échanger sur un document, de notification quand un nouveau document est mis en GED, et plein d’autres fonctionnalités … Le serveur de fichiers peut alors être avantageusement remplacé et les mails avec pièces jointes supprimées.
Hébergement Saas ou OnPremise, GED Opensource ou Propriétaire
En plus de la simplicité d’utilisation, de la richesse fonctionnelle il faut faire également le choix du type d’hébergement. Ce choix est très important car si la GED Collaborative est bien déployée cela devient un des composants les plus cruciaux du S.I.
A première vue le mode SaaS parait le plus adapté pour l’exploitation de systèmes critiques mais ce n’est qu’à condition que :
- les connectons internet de l’organisation sont d’un très haut débit, redondées avec des SLA très élevés,
- le datacenter n’est pas trop éloigné pour éviter les temps de latence,
- pour le OIV (Opérateur d’Importance Vitale) et le secteur public choisir un hébergement SecNumCloud permettant de garantir une protection envers le « Cloud Act ». Ceci vaut également pour le secteur privé pour protéger ses données sensibles (propriété intellectuelle, contrats, dataroom, données financières ...)
On le voit l’hébergement Onpremise reste une solution à ne pas écarter. Quelques rares éditeurs proposent la maintenance et supervision en télé-administration permettant d’avoir une des meilleures options. A condition quand même d’avoir une infrastructure d’hébergement performante.
Le mot de la fin
La mise en place d’une GED, et encore plus d’une GED Collaborative doit être pris comme un projet stratégique avec des sponsors du plus haut niveau. Un bon niveau d’accompagnement (interne ou externe) doit être prévu. De même la migration (si l’on parle de millions de documents) doit être prise en compte.
Le passage par un PoC (Proof of Concept) ou pilote est également une bonne pratique.
Mais les bénéfices seront très supérieurs à beaucoup d’autres projets et le passage à une GED Collaborative est inéluctable. A inscrire donc dans tout schéma directeur ces prochaines années.