Le Conseil Départemental d'Eure et Loir souhaitait mettre en place une plateforme collaborative et GED de type « Digital Workplace ». Les objectifs du projet visent à remplacer l'Intranet "élus" et optimiser la gestion des instances et convocations, ainsi que renforcer la connaissance relative aux contenus des Cantons, dont les courriers. Il était aussi nécessaire d'organiser le travail collaboratif dans l'édition, l'exploitation et la diffusion des contenus sur une plateforme évolutive et adaptée aux usages actuels et à venir. Plus largement, il s'agit de gagner en productivité et sécuriser les processus et les données afférentes.
Le projet global se divise en deux phases :
- Mise en place d’un portail d'information aux élus avec un socle organisationnel pour la diffusion et le partage de documents.
- Étendre la solution a d’autres applications pour les besoins de la collectivité, GoFAST étant dimensionnée au nombre d'agents du Conseil Départemental
Le département d'Eure et Loir cherchait une solution sécurisée et OnPremise (hébergé dans le Datacenter du Conseil Départemental), accessible à l’extérieur du SI du Conseil Départemental pour :
- Gérer les documents et leurs métadonnées (données afférentes)
- Faciliter la (co)production et l’exploitation documentaire
- Organiser des espaces collaboratifs et avoir des espaces personnels
- Optimiser les processus (workflow) et le travail collaboratif
- Avoir une gestion simple et fine des habilitations
- Disposer d’outils RSE (Chat, annuaire, Webconférence, etc.)
- Avoir une solution ergonomique et rapide à prendre en main
La Démonstration de la plateforme GoFAST, organisée en présence des élus, a été couronnée de succès et jugée comme étant la meilleure solution collaborative et de gestion des contenus présentée aux élus.
La DSI du Conseil Départemental accompagnée par CEO-Vision, a réalisé un certain nombre de tests pour évaluer le potentiel de la solution GoFAST : scénarios-utilisateurs pour les élus et l’administration, tests fonctionnels, possibilités et contraintes vis-à-vis de la création des espaces collaboratifs et structure organisationnelle, gestion des droits, etc.
Une écoute attentive des besoins, ainsi qu'une implication forte des équipes de CEO-Vision ont également favorisé le bon démarrage du projet. Aujourd'hui, CEO-Vision accompagne les équipes du Conseil Départemental dans le déploiement par cercles concentriques.
Le département français d'Eure-et-Loir appartient à la région Centre-Val de Loire qui en compte six.
Le Conseil Départemental est représenté par 15 cantons et une Assemblée Départementale regroupant 30 élus.
Le budget du Conseil départemental est estimé à 496 millions d'euros en 2017 avec un nombre d'agents qui s'élève environ à 2000 personnes