En 2018, le Laboratoire National de Métrologie et d’Essais a opté pour la solution de GED transversale GoFAST.
Le déploiement est divisé en plusieurs phases, avec une 20enne de projets au démarrage.
Principales problématiques du projet
- promouvoir le travail collaboratif
- optimiser les processus d’élaboration et validation des documents
- unifier la communication entre les sites distants
Être certifié et certifier…
LNE a développé trois systèmes qualité :
- le système qualité "Essais et Etalonnages", basé sur la norme ISO 17025
- le système qualité "Certification", basé sur la norme ISO 17021 et ISO 17065
- le système qualité "ISO 9001", pour les services supports
Ces systèmes ont la fonction d'assurer et d'améliorer les bonnes pratiques professionnelles et la qualité des prestations pour satisfaire aux exigences des clients ainsi qu'aux exigences réglementaires et légales et aux exigences s'appliquant aux organismes de tierce partie.
La plateforme collaborative et GED GoFAST contribue aux certifications du Laboratoire, lui permettant la gestion transversale de la documentation dans le respect des processus documentaires internes. En effet, la définition des processus est une première phase clef, mais il est aujourd’hui indispensable d’offrir aux agents des outils capables de dématérialiser ces processus, afin de garantir leur respect dès la première étape et jusqu’à la validation, puis la publication finale.
L’accès sécurisé à la base documentaire, pensé de manière à éviter "l’effet Snowden" et donc géré par les responsables métiers, assure la confidentialité de données. D’autant plus que l’activité du LNE implique de réaliser des essais pour leur clients, avec la garantie que leurs innovations et les spécificités de leurs produits sont accessibles uniquement aux collaborateurs habilités, avec des pistes d’audit (il n’est donc pas question d’envoyer quoi que ce soit par email/pièce-joint).
Au-delà de sa propre certification, LNE optimise la gestion des certifications de ses clients sur GoFAST :
- Gestion et partage transversal du "manuel qualité", dont les modèles des documents de certification, élaborés par le service qualité via un processus qui permet aux collaborateurs de disposer des bons modèles, à jours et sans aucune erreur de version/doublon,
- Travail collaboratif, dont la coédition simultanée des fichiers Office qui évite d’avoir à s’attendre mutuellement pour rédiger,
- Centralisation des échanges qui sont rattachés au document, pour aucune perte d’information et afin de réduire les emails,
- Partage des documents sous forme de liens sécurisés et via la fonction de "multi-emplacement" (= le même fichier partagé dans plusieurs emplacements, sans aucun doublon) pour ne plus jamais envoyer de pièces-jointes et donc conserver la maîtrise du partage aussi bien en interne, qu’avec l’extérieur,
- Des processus d’élaboration et validation des documents finaux
- La mise à disposition automatique de certains documents gérés sur la plateforme GoFAST, sur l’Intranet du LNE, afin des les rendre accessibles mais sans créer de "double-stockage".
Le besoin du OnPremise
Il va de soi que la sécurité est primordiale et en ce sens, la plateforme est hébergée dans l’infrastructure de LNE. Ainsi, LNE a un contrôle total des accès vers la plateforme de GED Collaborative (ex : en HTTPS, via un VPN, etc.), étant sur leur réseau interne. Chose de plus en plus compliquée et coûteuse pour les grands éditeurs "traditionnels" qui poussent leur clients vers le modèle Cloud SaaS sans tenir compte des contraintes, et pas toujours avec un hébergement souverain.
Le choix de la plateforme de GED Collaborative GoFAST permet au LNE d’éviter le déploiement de certaines solutions propriétaires GAFAM, se protégeant ainsi du Cloud Act, qui pour rappel, ne concerne pas uniquement les "US persons".
Enfin, cela semble plutôt bien acquis maintenant, mais il est toujours bon de rappeler que l’Open Source est intéressant non pas pour l’aspect "gratuit" (ce n’est pas en soi un critère, ni un objectif des DSI), mais surtout pour l'indépendance vis à vis des éditeurs, la possibilité d’auditer le code source et les très importantes communautés de développeurs qui contribuent chaque jour à améliorer et sécuriser les solutions.
A terme, LNE envisage de remplacer les serveurs de fichiers par GoFAST, ce qui représente une migration de plusieurs Terras de données.
Le LNE est un établissement public placé sous la tutelle du ministère de l’Economie et des finances en charge de l’Industrie. LNE a pour missions de piloter la métrologie française et ainsi élaborer de nouvelles réglementations et normes aux niveaux international, européen et national sur la mise au point de nouvelles méthodes d’essais et la surveillance du marché.