Ayant décidé de repenser sa gestion documentaire et ses méthodes de travail, l’INSA Lyon a lancé un projet d’évaluation, de mise en place et de déploiement d’un Digital Workplace et GED Collaborative.
Objectif principal : Elaboration et Gestion Collaborative des documents
L’objectif global du projet est d’optimiser la gestion documentaire en permettant la collaboration transversale, en réduisant les erreurs et en garantissant le respect des processus métiers.
Il s’agit ici d’aller plus loin que le simple "partage" des documents, mais bien de permettre aux collaborateurs de l’INSA Lyon de gérer le cycle de vie des documents dès leur création, passant par leur exploitation, jusqu’à la préparation à l’archivage.
Parmi les problématiques à traiter sur la plateforme de GED Collaborative, l'INSA a identifié le besoin de :
- centraliser et partager les documents en toute sécurité, sans avoir à envoyer d'email, ni pièce-jointe,
- permettre le travail collaboratif (dont la coédition simultanée),
- dématérialiser les processus métiers,
- gérer les DUA (Durée d’Utilité Administrative).
Solution GoFAST pour répondre aux nombreuses problématiques métiers
- Des Espaces Collaboratifs pour une gestion transversale des documents entre les Directions, les Services, les Équipes projets, les Sites distants,
- Une gestion simple des droits d’accès aux contenus, pouvant être dédiée aux responsables métiers (facilite la conformité au RGPD),
- Le travail collaboratif, dont la coédition des fichiers Office et la possibilité de centraliser et sécuriser les échanges pour réduire les emails et ne plus envoyer de pièces-jointes,
- Un accès sécurisé aux documents et à toutes les fonctionnalités via un simple navigateur Web (mobilité et télétravail),
- Des notifications "synthèse d’activité" sur les contenus et les échanges associés.
Dématérialiser et optimiser la gestion des conventions
Avant de confirmer le choix de la GED Collaborative GoFAST, INSA Lyon a souhaité éprouver la plateforme dans le cadre de la gestion des conventions.
Un POC orienté sur les workflows GoFAST a été menée en collaboration étroite entre l’équipe projet INSA Lyon et les experts CEO-Vison, chargés de l’accompagnement du changement et des développements.
La dématérialisation du processus de gestion des conventions implique :
- L’accompagnement dans l’étude des besoins liés au processus (intervenants, types de tâches, étapes, contraintes, notifications, etc.)
- La modélisation du processus spécifique une fois validé
- La création des formulaires associés aux diverses étapes du processus
- Le développement de nouveaux webservices (API)
- L’ajout de deux métadonnées spécifiques associées aux conventions
- L’intégration, tests dans des conditions réelles et ajustements du workflow
Dans le cadre notamment de ce processus avancé de gestion des conventions, INSA Lyon a la possibilité d'appliquer des signatures électroniques fortes (certificat RGS**) via l'utilisation du client lourd (ex : FoxitReader/AcrobatReader) tout en conservant les documents sur la plateforme de GED (donc aucune copie en local sur le PC).
Préarchivage et téléversement vers le SAE des Archives Départementales
Dès le début du projet, l’INSA Lyon a exprimé le besoin de pouvoir préparer les documents à l’archivage afin de les téléverser vers le SAE des Archives Départementales, dans le respect des normes SEDA et au format PDF-A.
GoFAST disposant déjà de la fonctionnalité de DUA (Durée d’Utilité Administrative), un rapide accompagnement est suffisant pour permettre à l’INSA Lyon de configurer les durées à appliquer selon la catégorie des documents.
Des échanges sont en cours pour vérifier la nécessité et les spécifications d'un connecteur, afin de faciliter le transfert des documents depuis la plateforme de GED Collaborative vers le SAE.
De même dans le cadre d’une évolution de la gestion des documents à archiver, une "salle de tri" (Espace Collaboratif spécifique, dédié aux archivistes) est en étude.
Transformation Digitale autour d'une solution souveraine et Open Source
Ce projet est un exemple parlant de comment repenser sa gestion documentaire et les méthodes de travail pour aller vers plus de collaboratif tout en relevant le niveau de sécurité et de conformité aux processus métiers internes.
Le choix de la plateforme de GED Collaborative GoFAST permet à l'INSA Lyon d’éviter le déploiement de certaines solutions propriétaires ou "GAFAM", se protégeant ainsi du Cloud Act et des politiques tarifaires des grands éditeurs.
Le fait de travailler avec un éditeur souverain procure d’importants avantages : proximité, meilleure compréhension des problématiques métiers, cohérence avec les discours politiques pour la promotion des startups et PME françaises plutôt que des GAFAM, et la maîtrise de ses données.
L'INSA Lyon est la première école d'ingénieurs post-bac de France et accueille chaque année une grande diversité de profils parmi les meilleurs bacheliers de France. Plus de 14 000 lycéens candidatent pour intégrer l'établissement à chaque rentrée universitaire, près de mille seulement passe l'étape d'admission. Parmi eux, 35% de filles, 33% de boursiers et 35% d’étudiants internationaux, avec près de 100 nationalités sont représentées.
Le modèle INSA est associé, depuis sa création, à certaines valeurs, que l'établissement n'a cessé de servir et plus que jamais, de transmettre. Diversité, excellence, ouverture d'esprit et innovation sont les moteurs de l'INSA Lyon qui, au cours de soixante année d'existence, a défendu une vision de l'ingénieur avant-gardiste, toujours moderne aujourd'hui.