Teams se caractérise comme une application avec peu de contraintes et des limitations intrinsèques qui ne sont pas sans impact au niveau de l’organisation de la communication.
Une « Équipe » dans Teams est un regroupement de « Canaux » accueillant des utilisateurs pour partager des documents, un chat, et d’autres applications. Ces « Canaux » peuvent être « Standard », « Privés » (un sous-ensemble des membres de l’Équipe) ou « Partagés » (un sous-ensemble de membres de la même Équipe ou non).
Teams ne possède qu’un niveau « d’ Équipe » (tous de même type) et qu’un niveau de « Canal ». Les Équipes et Canaux sont donc organisés « à plat ».
GoFAST a de son coté un concept d'Espaces collaboratifs.
Deux différences significatives avec Teams permettent une meilleure organisation :
- les Espaces collaboratifs sont catégorisés en fonction de la nature de l'utilisation et du type de collaboration (Intra-services, Inter-services, Externes, ...),
- et surtout, ils sont hiérarchisables de manière illimitée, avec des sous-espaces et des sous-espaces de sous-espaces portant chacun des droits d’accès différentiés.
En ce qui concerne les types d'Espaces, on trouve des Espaces de type :
- "Organisation", qui peuvent représenter l'organigramme et la collaboration avec les membres d'un même service (par exemple, Organisation/Ressources/DSI).
- "Groupe", représentant des projets, des sites géographiques, des thématiques regroupant des membres de plusieurs services.
- "Public", englobant tous les membres sauf ceux considérés comme "externes".
- "Personnel", correspondant à l'espace personnel de l'utilisateur et donc réservé à son usage strict.
- "Extranet", permettant les échanges avec des membres externes à l'entité, tels que fournisseurs, clients, partenaires, etc.
À l'intérieur d'un Espace, peuvent se trouver des sous-espaces (qui peuvent eux même en posséder d'autres), ainsi que des simples "répertoires". Les répertoires ne sont au final qu’une manière de classer, alors que les sous espaces portent en plus des droits d’accès propres.
Cependant, contrairement à un « Canal » pour Teams, il n'est pas possible d'associer un Salon de conversation à un "répertoire" ou d'inclure des membres autres que ceux de l'espace. Pour cela, un Sous-Espace doit être créé sur GoFAST. Ce choix structurant vise à mieux coller à une organisation d’entreprise et permet de limiter l’affluence de sollicitations par rapport à des forums complètement ouverts.
GoFAST fournit donc naturellement une organisation claire du collaboratif, illustrée ici :
Pour faire la même chose dans Teams où il n’ y a pas de regroupement par type, ni de Sous Canaux, nous aurions une arborescence beaucoup plus plate et donc plus longue. L’absence de Sous-Canaux, se montre particulièrement problématique à partir du 3ème niveau et plus (ici les espaces collaboratifs d’aménagement de la « Piscine Olympique» et de la « ZAC Verte »).
Avec Teams on se retrouve donc avec :
On voit immédiatement que dans Teams le manque de typage de 1er niveau est problématique mais plus gênant au 2ème niveau, par exemple les projets d’Aménagements se retrouve au même niveau que la « Projets » car il n’est pas possible de faire un sous canal (avec un sous ensemble des membres du niveau « Projets »).
Multiplier le problème par des centaines d’espaces collaboratifs et la différence de clarté et d’organisation entre Teams et GoFAST devient énorme.
Bien sûr il existe encore de nombreuses différences fonctionnelles entre Teams et GoFAST que nous couvrirons ultérieurement.
Dans un autre article nous décrirons les grandes lignes d’une migration de Teams vers GoFAST tout en améliorant l’organisation générale.