Dans le domaine des plateformes de gestion documentaire, Alfresco est une solution de GED reconnue pour sa robustesse, sa flexibilité, sa scalabilité et sa richesse fonctionnelle.
De ce fait Alfresco est le grand concurrent Open Source face à Microsoft SharePoint.
Cependant, même si Alfresco est moins complexe et rebutant que SharePoint, cette solution présente certaines limites qui peuvent freiner son adoption ou en compliquer l’usage.
C’est ici qu’intervient GoFAST, une plateforme collaborative et de GED basée sur Alfresco mais repensée de A jusqu’à Z pour répondre aux besoins réels des organisations, tout en éliminant les inconvénients souvent associés à Alfresco.
Une interface utilisateur pas assez conviviale
Alfresco n’est pas la seule GED ayant ce problème d’expérience utilisateur. En effet la plupart des GED du marché n’ont pas été faite (sans personnalisation) pour être mise dans toutes les mains, mais uniquement pour des utilisateurs spécialisés dans leur domaine (RH, Finance, ...), une interface austère ou même désuète n’étant pas un problème, seule l’efficacité comptant.
Ceci pouvait être accepté à l’époque des GED « verticales » (une par métier). De nos jours une plus grande collaboration entre les services est nécessaire, les GED « transversales » se doivent d’être plus utilisables par tous.
Dans GoFAST l’interface est totalement nouvelle et pensée pour les utilisateurs même occasionnels d’une GED collaborative. Un explorateur de fichiers type « Windows » spécialement développé permet une transition simplifiée du serveur de fichiers.
Pas assez de collaboratif (chat, visio, coédition, kanban...)
Alfresco est tout d’abord une GED. Ce n’est pas réellement une plateforme collaborative utilisable au quotidien par tous.
Dans l’idée de départ même de la conception de GoFAST au début des années 2010, la vision était de rassembler toutes les fonctionnalités collaborative moderne (chat, visio, commentaires,...) avec une GED tout en ayant une interface simplifiée.
En effet, malgré le fait que le collaboratif ait été historiquement centré sur le serveur de fichiers et le mail, puis ensuite un peu à base d’Intranet voire de Réseau Social d’Entreprise et enfin plus récemment à base de messages instantanée (chat), la réalité du collaboratif est d’abord un besoin de collaboration au quotidien sur des documents. Et donc qu’il était fondamental d’avoir une GED puissante au sein d’une plateforme collaborative, en y ajoutant donc tous les outils modernes de communication autour.
GoFAST est à ce titre unique en son genre.
Un moteur de recherche pas assez efficace
Autre constat, le moteur de recherche d’Alfresco (et encore pire pour Sharepoint) n’était pas assez pertinent avec des fonctionnalités de filtres basiques.
Or la pertinence de la recherche est un critère fondamental dans l’acceptation d’une plateforme collaborative et de GED. Certaines études montrent que les cadres perdent jusqu’à 30% de leur temps à rechercher dans leur messagerie, serveurs de fichiers, ....
Le moteur de recherche de GoFAST est le fruit de plus de 2 années de R&D, implémentant notamment des notions de scoring afin d’avoir une recherche « à la Google » et enrichit par des filtres puissants (dates, type de fichiers, créateur, méta-données spécifiques...) et des « fragments » permettant de visualiser les débuts de paragraphes dans lesquels se trouvent les mots clefs recherchés, de l’auto-suggestion. Ces recherches peuvent être sauvegardées et rejouées.
En plus de cette recherche standard, un moteur de recherche multi-critère est à disponible permettant de définir des filtres à priori.
Pas assez de fonctionnalités avancées « out of the box »
Alfresco possède de nombreuses fonctionnalités comme le versionning, les métadonnées, mais pas réellement des fonctionnalités avancées.
Dans GoFAST on peut trouver des notions clefs de multi-emplacements (un document étant visible dans plusieurs espaces collaboratifs sans doublon), la possibilité de faire une publication d’un document de travail en version automatiquement transformée en PDF dans un autre espace pour une diffusion plus large, la prévisualisation des fichiers AutoCAD DWG (et même IFC 3D en option), des résumés de notification qui résument toute l’activité de la plateforme en 1 mail, le partage par email, les métadonnées de classification des données, des formulaires avancés et bien plus.
Coté notification des synthèses quotidiennes (fréquence paramétrable) par mail sont envoyées afin d’avoir une vue globale de l’activité.
Dans les nouvelles versions de GoFAST un module d’IA souveraine (utilisable même Onpremise) permet de la catégorisation automatique, de l’offuscation de données personnelles et bien plus.
Pas de plan de classement proposé et gestion des membres complexe
En gestion documentaire un plan de classement structuré et une administration simple des droits d’accès est clef pour une gestion efficace et sécurisée. Alfresco est livré sans aucun plan de classement prédéfini avec 4 rôles prédéfinis (Consumer, Contributor, Collaborator, Manager) auxquels peut être rajoutés 2 options de Power User (Site Manager et Search Manager).
GoFAST est livré avec un 1er niveau de plan de classement déterminant sa nature (« Organisations » représentant l’organigramme, « Groupes » pour les projets transversaux, « Extranet » pour les échanges avec l’extérieur, « Public » où tous les membres sont ajoutés automatiquement, et « Espace Personnel » pour le données personnelles de l’utilisateur.
A ces espaces on rajoute des membres avec un rôle particulier (Contributeur, Administrateur ou Gestionnaire d’espace, Lecture seul).
Enfin GoFAST fournit 2 profils globaux à la plateforme, « Super administrateur » et « Support Utilisateurs », le 1er gérant la partie technique de la plateforme, le 2ème permettant d’effectuer un certain nombre d’action pour faciliter la gestion des membres dans les espaces.
En aucun cas un rôle ou profil n’a accès à tous les contenus de la plateforme et ceci pour des raisons de sécurité.
GoFAST permet nativement de gérer des espaces et sous-espaces sans limite de profondeur.
Des Métadonnées standards assez basiques
Alfresco propose des métadonnées très « standards » comme la date de création ou de modification d’un fichier. Si l’on souhaite d’autres métadonnées il faut les créer à partir de mécanisme « d’aspect ».
GoFAST à l’inverse a étendu les métadonnées standards par exemple à la classification des documents (CISA TLP et autre), des dates d’échéances, l’identifiant de référence documentaire et bien d’autres.
A ces métadonnées standards étendues peuvent être ajoutés des modules de métadonnées « métier » prêt à l’emploi comme le module de métadonnées « Courrier » ou « Facture ».
Des Workflows très orientés sur le documentaire
Alfresco est livré avec un moteur de workflow BPMN « Activiti ». Celui-ci est globalement limité aux workflows documentaires.
Afin d’avoir plus de flexibilité, GoFAST a décidé d’intégrer BonitaSoft le leader des moteurs de workflow opensource BPMN. Celui-ci permet une flexibilité maximale notamment grâce à l’utilisation de Bonita Studio qui permet une modélisation et des formulaires avancés.
GoFAST est livré avec un puissant workflow standard de relecture/contribution, validation et signature ces 2 dernières étapes pouvant être séquentielles ou parallèles. Une transformation automatique en PDF d’un document bureautique (ex. Word) est possible entre les étapes évitant d’avoir à le faire manuellement. En à l’étape de Signature GoFAST offre de nombreuses passerelles vers des outils de signature eiDAS Avancée et Qualifiée.
Enfin dans GoFAST les taches ne se limitent pas aux workflows mais il est possible d’avoir des taches Kanban par espace ce que ne permet pas Alfresco.
Une exploitation et des mises à jour demandant des expertises
Alfresco est un logiciel puissant mais complexe, à installer, à configurer et à maintenir en condition opérationnelle (gestion de la scalabilité, supervision, montée de version, ...).
Dans l’abonnement de GoFAST, Onpremise ou en SaaS Privé, est inclut tout le service autour d’Alfresco, plus aucune charge n’est du coté de la DSI, même les montées de versions majeures. De vrai économie de temps et d’argent à la clef.
Conclusion
Alfresco est une très bonne solution de Gestion Électronique des Documents notamment pour remplacer SharePoint mais il lui manque de nombreuses fonctionnalités « out of the box » et une ergonomie « user-friendly ». La solution est donc plus adaptée pour la gestion de données métier comme la gestion de millions de facture et moins adapté pour le collaboratif.
GoFAST à l’inverse permet d’avoir une GED facile d’utilisation et toutes les fonctionnalités nécessaires au collaboratif moderne face à Office365/Sharepoint/Teams tout en ayant les avantages d’Alfresco (dont l’écosystème autour et la compatibilité CMIS ou Webdav) sans avoir à en gérer la complexité.