De nombreuses organisations possèdent encore un serveur de fichiers, bien que ce dernier démontre de nombreux désavantages :
- Sécurité faible (ransomware, risque sur les droits dû à une administration difficile)
- Recherche très peu efficace
- Absence de versioning
- Absence de métadonnées
- Présence de doublons et de fichiers non utilisés
De même, d’autres ont de surcroît des GED vieillissantes ou coûteuses à maintenir.
La migration de ces « anciens » systèmes vers GoFAST apporte donc de très nombreux avantages.
CEO-Vision a au fil du temps assisté de nombreuses migrations pour ses clients, on notera :
- Des migrations de serveurs de fichiers de taille importante
- Des migrations de Microsoft SharePoint utilisé comme partage de fichiers ou associé à Microsoft Teams
- Des migrations de SharePoint avec métadonnées utilisées comme GED Métier (Finance,...) : dans certains cas avec changement du « pointage » documentaire de l’application finance comme Berger Levrault SEDIT vers GoFAST au lieu de Sharepoint
- Une 1ère migration de Teams
- Des migrations de GED commerciale ou développées en interne
Ces migrations, partielles ou totales, nécessitent du côté de CEO-Vision des compétences avancées, des outils, une méthodologie, et du côté client, une organisation.
Principales étapes
Les grandes étapes d’une migration vers GoFAST consistent à :
- Déterminer les règles de reprise, ainsi que le périmètre des données à migrer (analyse de l’existant, ...)
- Déterminer la méthode d’export des métadonnées (en cas de migration de GED)
- Décider de lots (par tranche de 1.5 à 2TB) si la volumétrie est très importante
- Déterminer si le plan de classement reste le même entre le système source et GoFAST (ainsi que les membres associés à chaque espace) : confirmer si les répertoires deviennent tous des espaces/sous-espaces
Pour rappel sur GoFAST un répertoire hérite de tous les droits / membres de l’espace collaboratif parent
- Faire un test en pré-production
- Prévoir des (rapides) formations de prise en main si les utilisateurs ne sont familiarisés avec GoFAST
- Réaliser la migration (peut prendre plusieurs semaines si la volumétrie est importante)
- Réalisation d’une 2ème migration avec le « delta » : Pour les migrations qui dépassent un week-end : le delta correspond aux documents qui ont été modifiés par les utilisateurs entre le début de la 1ère migration et sa fin
- Contrôle et rapport d’intégrité entre les deux systèmes
- Dans le cas où des applications « métier » pointaient vers l’ancien système (GED ou serveur de fichiers), reparamétrage de ces applications
- Passage de l’ancien système en « lecture seule »
Stratégie de migration
La stratégie de migrations de GoFAST établie par CEO-Vision comporte plusieurs éléments :
- Le périmètre
- Les métadonnées
- Les règles de reprise
Le Périmètre
Avant toute migration il faut définir le périmètre de la migration, à savoir si elle concerne la totalité du serveur de fichiers, ou seulement une partie.
Dans le cas ou elle est partiel :
- Le choix des emplacements à migrer
- Le choix des fichiers à migrer (formats, nature, date de dernier accès par exemple) : la nature des fichiers correspond à son usage, par exemple référentiel (peu ou pas de changement dans le temps) ou collaboratif (documents vivants)
Exemple d'analyse de serveur de fichier indiquant les diverses dates pouvant être utilisés pour les choix de migration
PS : Des outils comme Treesize peuvent permettre de faire ces analyses (dernier accès, taille par emplacement, ...). D’autres outils permettent de trouver les doublons.
Dans le cas où elle est partiel avec une volumétrie supérieur à 2To :
- Déterminer les emplacements qui seront migrés dans chaque lot. A noter que 2To peut générer un projet d’un mois et demi à 2 mois
Une bonne pratique est d’avoir une cartographie de l’arborescence, aussi appelé plan de classement.
Exemple de plan de classement structuré par fichier Excel pour création automatique dans GoFAST
Les métadonnées
Serveurs de fichiers
Dans le cas de la reprise d’un serveur de fichiers seule la date de création peut être reprise automatiquement.
Exemple d'analyse de serveur de fichier indiquant les diverses dates pouvant être utilisés pour les choix de migration
Toutefois Il est possible (mais plus complexe car non automatique) de reprendre également :
- La date de modification du fichier
- Le propriétaire du fichier
Les règles de reprise
Dates
Les règles de reprise peuvent potentiellement être différentes d’un emplacement à un autre.
Par exemple il se peut qu’un service souhaite migrer tous les documents dont le dernier accès date des 3 dernières années, alors qu’un autre service préférera qu’il s’agisse plutôt de tous les documents modifiés ces 5 dernières années.
Formats
Il est possible d’exclure certains formats, par exemple des photos ou vidéos qui sont souvent lourds.
Une fois les règles établies, il est possible de déterminer la taille par emplacement concerné par la migration et décider si celle-ci peut être faite en une ou plusieurs lots.
Espaces ou répertoires cibles
Par défaut les répertoires sur le serveurs de fichiers restent des répertoires sur GoFAST (et héritent donc des droits de l’espace collaboratif parent).
A noter qu’ il est tout à fait possible de fournir à CEO-Vision un fichier Excel avec les répertoires qui doivent être transformés en espace, ainsi que les membres associés (liste ou utilisateur individuel).
Conclusion
Une migration du serveur de fichiers ou d’une GED inadaptée vers GoFAST représente une évolution majeure pour les organisations souhaitant moderniser leur gestion de l’information. GoFAST offre une solution plus performante et collaborative, et pallie les limites dont font face les anciens systèmes de gestion documentaire.
Depuis sa création, CEO-Vision a entreprise de nombreux projets de migrations, acquérant ainsi une expertise dans leurs gestion de ces derniers. Qu'il s'agisse de transferts depuis des serveurs de fichiers volumineux, de plateformes Microsoft, ou encore de GED spécifiques à certains métiers, CEO-Vision en est vétéran. CEO-Vision connaît les clés pour une migration efficace et réussie, et ainsi met une place une stratégie bien définie.
Parmi les migrations que CEO-Vision a effectués, on peut retrouver celle du Département de la Haute-Savoie, ou plus d’1 million de documents ont été migrés du serveur de fichiers vers GoFAST.
Autrement, CEO-Vision a également été capable de remplacer les outils qu’utilisaient la Ville de Nanterre, comme Microsoft Teams, SharePoint, Office365, et le serveur de fichier, par GoFAST. Il s’agit notamment ici de la première sortie de Microsoft Teams en France pour une organisation publique.
Ces migrations vers une solution collaborative souveraine et opensource permettent non seulement d’améliorer l’expérience des collaborateurs, grâce à des fonctionnalités avancées et une plateforme intuitive, mais garantissent également un contrôle complet sur ses données.
Si vous êtes intéressés par GoFAST, contactez un expert dès maintenant !