Fini les serveurs de fichiers et les plateformes documentaires dispersés dans les différentes directions ! En 2019, la région Occitanie a entamé le déploiement de la solution de gestion documentaire GoFast. Objectif : centraliser la connaissance pour faciliter son partage et simplifier la collaboration.
Quelques extraits et témoignages de M. Benoît dehais
Directeur des systèmes d’information et des usages numériques de la région Occitanie
"Sur le plan documentaire, la solution vient notamment remplacer les serveurs de fichiers. Avec ces derniers, outre la difficulté de paramétrer des droits d’accès, le taux de duplication de l’information était de 4 ou 5, voire plus. Les arborescences se multipliaient, la gestion de version des documents était impossible. Il y avait une profusion d’informations, mais une perte globale de connaissance.
L’approche très intégrée proposée par CEO-Vision nous a séduits, comme l’engagement de résultat sur ces outils open source. Dès que l’information a vocation à être capitalisée et partagée, ou qu’elle est confidentielle, l’usage de GoFast s’impose.
Tirer pleinement bénéfice d’une GED collaborative suppose surtout de changer les pratiques de travail. Cela demande du temps, de l’énergie et des moyens. Il faut prendre le temps de réfléchir sur l’organisation du travail, le partage des informations et la façon de collaborer. Avoir un prestataire à taille humaine nous a permis de bénéficier d’une forte capacité d’écoute de sa part. Cela constitue un gage de réussite.
À terme, la solution devrait également faciliter le partage de documents issus d’applicatifs métier. Ceux-ci embarquent de plus en plus des fonctions de GED, pour des pièces justificatives par exemple. Nous allons développer des connections entre GoFast et ces applicatifs, plutôt que d’utiliser leurs propres GED."
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