Imaginez un monde où on ne s’envoie plus des mails avec des pièces jointes pour relire, corriger, valider un document important, où les acteurs et les dates d’échéances sont définies et où le document in-fine est même signé électroniquement.
C’est ce que permettent les workflows dans GoFAST, une dématérialisation de vos processus couplé à une des plateformes collaboratives et de GED les plus puissantes du marché.
Les workflows de GoFAST sont basés sur le moteur open source BonitaSoft, reconnu pour sa robustesse dans la gestion des processus métier.
Les workflows dans GoFAST sont extrêmement flexibles et permettent de gérer différentes étapes collaboratives, en impliquant plusieurs acteurs à chaque phase du processus. Un workflow peut être démarré sur un ou plusieurs documents.
L’utilisateur a une vue très simple des taches à faire comme on peut le voir sur la copie d’écran :
Voici un résumé des possibilités du workflow standard livré avec GoFAST :
1. Étape de travail (1ère étape) :
· Acteurs : Cette étape permet d'ajouter plusieurs contributeurs, qui peuvent intervenir en tant que :
· Contributeurs actifs : Ces utilisateurs peuvent modifier ou coéditer le document.
· Acteurs pour information : Ils sont simplement informés mais ne participent pas directement à la modification du document.
· Acteurs pour commentaire : Ils peuvent ajouter des annotations et des remarques sans modifier le document.
2. Étape de validation (2ème étape) :
· Validation séquentielle ou parallèle : Il est possible de définir des acteurs qui valideront le document :
· Séquentiellement : Chaque valideur doit approuver le document dans un ordre défini.
· Parallèlement : Tous les valideurs sont sollicités en même temps et leur validation est indépendante.
· Nombre d'acteurs : Un ou plusieurs utilisateurs peuvent être ajoutés à cette étape, avec des rôles spécifiques selon le besoin.
3. Étape de signature (3ème étape) :
· Cette étape fonctionne de la même manière que l'étape de validation, en permettant une signature séquentielle ou parallèle par les acteurs désignés.
· Il est également possible d’intégrer des passerelles de signature électronique (ex : Yousign, i-Parapheur) pour garantir la conformité légale des signatures, notamment eiDAS.
Voici une version mise à jour des fonctionnalités supplémentaires des workflows dans GoFAST, en prenant en compte les modèles pré-paramétrés et les workflows personnalisés normés BPMN
Fonctionnalités supplémentaires :
· Modèles de workflows pré-paramétrés : GoFAST permet de créer des modèles de workflows dans lesquels toutes les étapes, les acteurs, et les paramètres sont préconfigurés. Cela permet de gagner du temps en utilisant des processus récurrents standardisés, où les utilisateurs n'ont qu'à sélectionner le modèle pour lancer le workflow.
· Conversion automatique en PDF : Après les étapes de travail et de validation, les documents peuvent être automatiquement convertis en PDF avant la signature, assurant une version verrouillée et figée du document.
· Séquentialité et parallélisme des acteurs : Pour les étapes de validation et de signature, il est possible de configurer un processus de validation ou de signature séquentiel (où chaque acteur doit valider dans un ordre précis) ou parallèle (où tous les acteurs valident simultanément).
· Tamponnage des documents : Lors de l'étape de signature, les documents PDF peuvent être tamponnés avec une marque horodatée, ce qui renforce la validation visuelle du document.
· Workflows personnalisés normés BPMN : GoFAST permet la création de workflows personnalisés conformes à la norme BPMN (Business Process Model and Notation). Cela donne une grande flexibilité pour modéliser des processus complexes et adaptés aux spécificités des organisations.
Ces fonctionnalités permettent aux utilisateurs de standardiser leurs processus tout en offrant la flexibilité de personnaliser les workflows selon leurs besoins spécifiques, le tout en assurant une traçabilité complète et une automatisation des actions clés dans la gestion des documents.