Alternatif à MS Teams, Open Source et extrêmement puissant, le Chat Collaboratif basé sur "Element" est disponible dans la nouvelle version GoFAST 3.8.
Teams de Microsoft (remplaçant Skype for Business) se positionne plutôt comme un Slack, finalement le prolongement "temps-réel" d’un RSE. CEO-Vision a fait le constat depuis 2010 qu’un outil de travail devait être essentiellement "Document Centric" et non "Conversation Centric" pour de réels gains (productivité, réduction des erreurs, économies...).
Nos retours d’expérience des déploiements de Chat et RSE dans d'importantes structures, montrent l’éparpillement des échanges sur des "canaux" parallèles et le manque d'intégration avec la partie documentaire : des commentaires laissés dans un outil ne sont pas repris dans l'autre, problèmes de partage et d'accès à l'information (soit trop ouvert, soit trop fermé), d'historiques et versions des documents, des notifications...
Néanmoins, les 2 types d’outils peuvent être complémentaires, toute la question est donc : "Comment les intégrer pour faciliter le travail collaboratif, plutôt que nous disperser ?
Chat et Web-conférence + Documents + Processus et Tâches + Souveraineté et Open Source = quelles valeurs ajoutées ?
Chat 100% intégré au Digital Workplace GoFAST
Intégrer la technologie Element à la plateforme de GED Collaborative GoFAST apport de vraies valeurs ajoutées, par rapport à un Chat qui serait parallèle à la gestion documentaire.
Un outil de Chat "isolé" du reste du SI s’avère souvent utile pour réduire les emails internes, mais apporte un important risque de dispersion de l’information, voir une perte de productivité. Les utilisateurs doivent souvent jongler entre le serveur de fichiers, la messagerie, des outils de web-conférence, des stockages Cloud… difficile de suivre en plus, des discutions dans un Chat room parallèle.
Le nouveau Chat GoFAST offre les avantages clefs qui permettent de fédérer le travail collaboratif plutôt que de "disperser" l'information :
- Plus besoin de créer de salon de discussion (Chat room) en parallèle et d’y ajouter des membres : car chaque Espace Collaboratif GoFAST (où sont les documents, tâches...) peut disposer de son salon dédié, avec les mêmes membres.
- Les premiers salons de discussion sont automatiquement créé et rattachés aux Directions/Services de l’organisation, offrant aux utilisateurs un contexte de travail structuré et claire pour démarrer.
- Les utilisateurs n’accèdent qu’aux salons de discussion de leurs Espaces Collaboratifs, garantissant les bons droits d’accès.
- Il est simple de passer d’une discussion de Chat aux documents, à ses dossiers ou aux tâches partagées dans son Espace Collaboratif.
- En un clic il est possible de lancer une web-conférence depuis le Chat avec un message automatique dans le salon de discussion.
- Les documents sont partagés en toute sécurité dans un salon de discussion (liste claire des membres) et via des liens URL. Jamais de pièces-jointes pour éviter les doublons et erreurs de version.
Avec ce nouveau Chat intégré : "Je sais où je suis, je sais où son mes documents et tâches, tous les échanges avec mes collègues et enfin, quand je partage un contenu, je sais qui y a accès".
Données sécurisées sur une plateforme dédiée OnPremise ou SaaS Souverain
Il est certain que des informations et documents sensibles peuvent être véhiculés sur les outils de discussions de groupes. Un point faible pour tous les outils Cloud non souverains tels que Slack et Teams.
L’indépendance et la souveraineté numérique est un sujet majeur si l’on veut sécuriser et maîtriser ses données, et éviter toute intrusion d’un Etat étranger. Pour rappel, le Cloud Act voté au printemps 2018 permet, sous certaines conditions et dans le cas d'acte criminel grave supposé, la saisie et/ou l’interception de données stockées hors des Etats-Unis par les forces de l'ordre américaines.
GoFAST Collaboratif Digital Workplace (avec toutes ses "briques" Open Source) est proposé soit OnPremise (dans le SI du client), soit en SaaS souverain pour répondre aux exigences en termes de sécurité des données. Ainsi, tous les documents et les échanges restent sur les serveurs internes du client (si OnPremise) ou sur les serveurs du partenaire hébergeur souverain (Datacenter en France).
Contrairement aux Datacenters des GAFAM en France, notamment de Microsoft pour son offre Office365/SharePoint/Teams, cette souveraineté de GoFAST permet de protéger ses données du Cloud Act.
En plus de l'utilisation d'un serveur dédié, le chiffrement des échanges de bout en bout pour la web-conférence de GoFAST (technologie Jitsi meet intégrée) permet un très haut niveau de sécurité. Un sujet important et d’actualité à la suite du dernier scandale autour de la solution Zoom (plus d’informations ici).
