Nombre d’administrations et d'entreprises ont multiplié les outils au plus fort de la crise COVID et se sont précipitées sur les solutions les plus connues, telles que Zoom, Teams et autres GAFAM. La généralisation du télétravail a bouleversé nos habitudes et nous oblige à jongler avec un grand nombre de technologies et de procédures. Avec du recul, on constate que cette "multiplication d’applications" complexifie le travail collaboratif, les informations étant dispersées. Cette précipitation a également créé des situations dangereuses voire illégales. Trop de données sont stockées dans des Clouds non conformes aux réglementations, ou bien vulnérables aux ransomwares quand restées sur les serveurs de fichiers. Afin de proposer un environnement de travail unifié et sécurisé, CEO-Vision, éditeur de GoFAST Digital Workplace GED, s’allie à 3DS Outscale de Dassault Systèmes et OVHcloud Marketplace.
Souveraineté des données et Cloud de Confiance, quelles réglementations ?
La crise COVID a au moins permis d’ouvrir les yeux sur les problématiques de souveraineté, mais peu se rendent compte des vrais enjeux. Par exemple, les décideurs ne savent pas forcément que la "Federal Trade Administration" a mis sous surveillance Zoom pour 20 ans aux Etats-Unis, à cause des problèmes de sécurité et de confidentialité rencontrés en avril 2020. Il y a un double langage, un manque d’éducation des utilisateurs. Toutefois, le secteur public est éclairant sur le sujet, il essaie d’engager une démarche souveraine, encourageant les produits européens face aux GAFAM. L’Europe doit maintenant réagir pour ne pas perdre la bataille du numérique face aux géants américains ou chinois.
La loi extraterritoriale “Cloud Act” permet au gouvernement américain d’obtenir, dans le cadre de requêtes judiciaires, l’accès aux données même si hébergées en Europe, dès lors que le fournisseur est américain ou avec une activité américaine. Sachant que 70% des Clouds sont soumis au Cloud Act, comment garder le contrôle et éviter les dérives ?
En France, la DINUM (Direction Interministérielle du Numérique) rappelle dans sa note du 15 septembre 2021 que les Ministères ne doivent pas recourir aux offres Cloud Office365, car elles ne sont pas conformes à la circulaire “Cloud au Centre” du Premier Ministre du 5 juillet 2021. Outre le fait de privilégier les technologies Open Source, cette a circulaire stipule notamment que les solutions collaboratives, bureautiques et de messageries doivent être hébergées :
- sur une offre Cloud interministériel
- sur une offre Cloud commercial de niveau SecNumCloud et immunisé aux réglementations extracommunautaires.
La certification SecNumCloud de l’ANSSI guide les structures dans leur choix pour garantir la sécurité et la souveraineté des données. Actuellement, seules les structures rattachées à l’État ont cette obligation, mais le risque existe qu’elle s’étende un jour aux collectivités et autres organismes publics.
Le casse-tête du télétravail et de la collaboration…
Collaborer est encore trop souvent synonyme de pièces-jointes et des tâches envoyées par email. Avec des centaines d’emails par jour et des documents dans tous les sens, il est indispensable de faire évoluer les habitudes pour être efficace.
La multiplication des outils crée pour sûr des silos d’informations, rendant le travail collaboratif encore plus difficile : les agents sont confrontés à trop d’applications mises les unes à côté des autres, des identifiants différents, trop d’emails et de pièces-jointes, des fichiers dispersés un peu partout et des processus métiers quasi impossibles à respecter. Plutôt que de gagner du temps au quotidien, on se retrouve avec des doublons, des versions obsolètes et complétement perdu dans cette masse d’informations.
Le télétravail impose de résoudre des contraintes liées à l’accès à ses outils, ses documents, ses tâches et ses collègues. Mais il faut aussi trouver le moyen de "fédérer le travail collaboratif dans cette masse d’informations". Oublier de se poser les bonnes questions peut avoir d’importantes conséquences : arrêt partiel de l’activité, erreurs, agents au bord de la rupture, pertes de temps, manque de cohésion…
Répondre aux impératifs de souveraineté et d’efficacité
Il existe belle-et-bien des alternatives françaises pertinentes aux GAFAM ! Parmi ces solutions souveraines, GoFAST Digital Workplace et GED (gestion électronique de documents) de CEO-Vision se distingue comme solution Open Source concurrente à Office365-SharePoint-Teams. Selon l’éditeur, 4 principes sont à respecter :
- Centraliser et sécuriser les données : éviter la dispersion entre un serveur de fichiers, un Cloud GAFAM, son PC, sa messagerie, se protéger efficacement contre les ransomwares.
- Opter pour un environnement de travail unifié "GED+Collaboratif" pour traiter les documents du modèle à la signature électronique, plutôt qu’une collection d’applications : autrement, les agents ne savent plus ni où trouver, ni où partager les informations.
- Accompagner le changement : promouvoir les bonnes pratiques collaboratives, structurer la gestion documentaire et les processus.
- Opter pour des logiciels souverains hébergés dans un "Cloud de Confiance".
Destiné au secteur public et privé, GoFAST s’inscrit parfaitement dans la circulaire "Cloud au Centre" : non soumis aux lois extraterritoriales, Open Source avec des standards ouverts garantissant la pérennité et la réversibilité, hébergé en SaaS dédié (disposer de sa propre plateforme et savoir où sont ses données), en SaaS SecNumCloud qualifié de "Cloud de Confiance" disponible sur 3DS Outscale de Dassault Systèmes, ou encore OnPremise (dans son Datacenter).
Nous avons désormais le choix et de plus en plus de collectivités et d’administrations ont conscience qu’il est possible de répondre à la fois aux besoins métiers et aux impératifs de souveraineté. Parmi les utilisateurs GoFAST : AIFE (Ministère des Finances), UNEDIC AGS, LNE (Laboratoire National de Métrologie et d'Essais), EMCDDA (Agence Européenne), INSA Lyon, EPA Saint-Etienne, Noisy-le-Grand, Rillieux-la-Pape, Caluire-et-Cuire, CD Haute-Savoie, CD Aude, Région Occitanie, Région Bourgogne-Franche-Comté...