Tous heureux de partir en vacances d’été… et tous frustrés au retour, à la vue des milliers d’emails à consulter, les pièces-jointes à n’en plus finir et la montagne d’informations à trier et à absorber !
Toujours convaincu que le serveur de fichiers et la messagerie classique sont des outils modernes et collaboratifs ? Ou bien, un changement s'impose ?
Le serveur et la messagerie sont ancrés dans nos habitudes de travail depuis des décennies et nous sommes encore nombreux considérer ces solutions comme collaboratives et source de productivité (face au papier et à la machine à écrire, c'est effectivement le cas...).
Mais que dire quand on passe des heures (si ce n’est des jours) à trier les SPAM, les emails internes des collègues, ceux des clients ou partenaires… ou encore à consulter, voir valider des pièces-jointes obsolètes après avoir passé 2 heures à chercher les "bonnes" versions dans ses emails et dans le sous-sous-dossier de tel dossier, de tel serveur "J" auquel on n’a pas accès…
Echanger, ce n’est pas Collaborer...
- "Echanger" c’est adresser et recevoir en retour
- "Collaborer" c’est travailler en commun
Pas tout à fait la même chose et loin d’apporter les même bénéfices !
De plus en plus de plateformes orientent les utilisateurs vers le travail collaboratif. Ces derniers ont bien pris conscience que des changements sont indispensables et si bien opérés, ils sont source de productivité et d’amélioration de la qualité.
Il ne s’agit pas ici d’interdire les emails, mais plutôt de redonner à la messagerie sa véritable fonction et d’en finir définitivement avec les pièces-jointes, les erreurs de versions et les "fouilles" dans les arborescences d'un lecteur réseau.
Que pensez-vous de réduire vos emails internes jusqu'à 90% et ramener à ZERO les pièces-jointes ?
Ci après, un rapide calcul afin de démontrer comment la plateforme de GED Collaborative GoFAST réduit considérablement le nombre d’emails et évite toute erreur de version/doublon de document.
Cas d'exemple :
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13 documents traités sur ½ jour par 10 collaborateurs, dont : 4 nouveaux documents, 26 mises-à-jour de fichiers existants et 14 messages associés. |
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Serveur de fichiers + pièces-jointes : Un total de minimum 140 emails envoyés (pour les 14 messages aux 10 collaborateurs). Jusqu’à 300 pièces-jointes partagées (considérant que chaque version des documents doit être transmise à toute l’équipe pour information/contribution). Risque d'oubli/erreur de destinataires, pièces-jointes non sécurisées, rapidement obsolètes et pouvant être transférées à n'importe quel adresse e-mail. |
Plateforme GED Collaborative GoFAST : 10 emails maximum (1 email/collaborateur), listant les documents ajoutés, mis-à-jour et commentés. 0 pièce-jointe grâce aux accès via des liens sécurisés (authentification requise), aucune erreur de destinataires, tout le monde à accès à la bonne version. Tous les commentaires laissés par l’équipe sont repris dans cette unique notification et toujours accessibles sur la page des documents concernés. |
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140 emails + jusqu’à 300 pièces-jointes |
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10 emails + 0 pièce-jointe |
Exemple d'une notification e-mail "Synthèse d'Activité" :
