Avec l’offre Office 365 de Microsoft donnant accès à un ensemble d’applications en plus d’Office, Microsoft Sharepoint et Teams se retrouvent souvent être utilisés « par défaut » car « inclus ».
Malgré cette large adoption Sharepoint n’a jamais été réellement un succès auprès des utilisateurs et donc est souvent juste utilisé comme partage simple de fichiers. De plus depuis le COVID et la montée en puissance de Teams, Sharepoint se trouve un peu cannibalisé par Teams qui d’ailleurs s’appuie en partie sur Sharepoint pour la partie gestion de fichiers.
Les utilisateurs des suites Microsoft se retrouvent avec plusieurs applications collaboratives et entrepôts de stockage, OneDrive, Teams, Sharepoint sans parler des serveurs de fichiers qui restent monnaie courante et le stockage local.
Enfin l’utilisation de Sharepoint en mode SaaS augmente drastiquement le « lock-in », l’organisation devenant totalement sans défense face à toute augmentation des tarifs, changement de l’offre et bien sûr les données sont soumises aux lois extraterritoriales U.S. même hébergées dans l’UE. Enfin, les pertes de productivité peuvent être notables par rapport à des solutions mieux pensées.
Ce qui est moins connu, c’est qu’il y a de nombreuses alternatives à Sharepoint (et même Teams). Comme pour Sharepoint et Teams, ces alternatives peuvent être plutôt orientés collaboratives ou gestion documentaire, quelques rares solutions ayant réussi la symbiose des deux.
Nous rappellerons ici tout d’abord les grandes lignes de Teams et Sharepoint puis les alternatives possibles.
SharePoint
- Fonctionnalités: Collaboration, gestion de contenu, intranet.
- Open Source: Non.
- Hébergement: Cloud (SharePoint Online) et On-Premise (SharePoint Server).
- Points forts: Intégration étroite avec Microsoft Office, forte personnalisation, large éventail de fonctionnalités, en SaaS inclut dans de nombreuses offres.
- Limites: Peut être complexe à configurer et à utiliser (expérience utilisateur moyenne), coûteux pour les petites entreprises, recherche et GED limitées, gestion des droits permissives, « lock-in » technologique et financier, à éviter pour les données sensibles
Teams
- Fonctionnalités: Communication d'équipe, réunions vidéo, intégration avec applications Microsoft.
- Open Source: Non.
- Hébergement: Principalement Cloud.
- Points forts: Communication en temps réel, intégration avec Microsoft 365, idéal pour les réunions virtuelles.
- Limites: Moins axé sur la gestion de documents, dépendant de l'écosystème Microsoft, pas de hiérarchisation des canaux, à éviter pour les données sensibles
Alfresco
- Fonctionnalités: Gestion de contenu d'entreprise, collaboration, workflows.
- Open Source: Oui (Alfresco Community Edition).
- Hébergement: Cloud et On-Premise.
- Points forts: Open source, personnalisable, forte gestion de contenu d'entreprise et GED avancée.
- Limites: Nécessite des compétences techniques pour la personnalisation et la maintenance, interface utilisateur assez austère, collaboratif un peu limité et/ou peu intégré.
eXo Platform
- Fonctionnalités: Réseau social d'entreprise, collaboration, gestion de connaissances.
- Open Source: Oui.
- Hébergement: Cloud et On-Premise.
- Points forts: Solution open source, riche en fonctionnalités de réseautage social et de collaboration.
- Limites: La courbe d'apprentissage pour la personnalisation et l'interface utilisateur peut être améliorée, moins adapté comme système de gestion documentaire pur (pas de réelle GED)
M-Files
- Fonctionnalités: Gestion documentaire intelligente, workflows, conformité.
- Open Source: Non.
- Hébergement: Cloud et On-Premise.
- Points forts: Gestion intelligente des documents basée sur l'IA, excellente intégrabilité.
- Limites: Peut être coûteux, surtout pour les petites entreprises, collaboratif limité et/ou peu intégré.
Jalios
- Fonctionnalités: Intranet et réseau social d'entreprise, gestion de contenus
- Open Source: Non.
- Hébergement: Cloud et On-Premise.
- Points forts: Fortement personnalisable, intégrable à Office 365
- Limites: Intégration complexe, coût élevé, moins adapté comme système de gestion documentaire pur (pas de réelle GED)
Wimi
- Fonctionnalités: Gestion de projet, collaboration, partage de fichiers.
- Open Source: Non.
- Hébergement: Cloud, avec des options pour des installations spécifiques qui peuvent s'apparenter à une solution on-premise.
- Points forts: Interface utilisateur intuitive, bonne gestion de projet et des tâches, sécurisé.
- Limites: Moins connu, certaines fonctionnalités peuvent manquer par rapport aux concurrents plus établis, tarification un peu complexe, moins adapté comme système de gestion documentaire pur (pas de réelle GED)
Confluence
- Fonctionnalités: Espaces de travail collaboratif, gestion de connaissances.
- Open Source: Non.
- Hébergement: Cloud et On-Premise.
- Points forts: Excellent pour la documentation type Wiki et la collaboration d'équipe, intégration avec Jira.
- Limites: Coût supplémentaire pour les plugins, moins adapté comme système de gestion documentaire pur (pas de réelle GED)
NextCloud
- Fonctionnalités: Gestion de fichiers et documents, collaboration en temps réel, communication via chat et vidéo, gestion de projets, et intégration d'applications tierces
- Open Source: Oui
- Hébergement: Cloud et On-Premise.
- Points forts: Largement diffusé, nombreux plugins permettant d’étendre la solution
- Limites: Fiabilité de certaines intégrations, moins adapté comme système de gestion documentaire pur (pas de réelle GED)
Interstis
- Fonctionnalités: Plateforme collaborative pour collectivités et administrations.
- Open Source: Non.
- Hébergement: Cloud, avec potentiel pour des déploiements on-premise selon les besoins spécifiques.
- Points forts: Solution française, axée sur la collaboration et la gestion de projet, sécurité.
- Limites: Moins de fonctionnalités comparées aux géants du secteur, peut être moins connue, moins adapté comme système de gestion documentaire pur (pas de réelle GED)
GoFAST
- Fonctionnalités: Collaboration, gestion documentaire avancée, workflow (flux documentaire), réunions vidéo, chat, e-signature, alternative souveraine aux GAFAM notamment pour le secteur public.
- Open Source: Oui.
- Hébergement: Cloud dédié SecNumCloud et On-Premise.
- Points forts: Excellente expérience utilisateur, moteur de recherche et fonctionnalités avancées, gestion des droits structurée & sécurité, édition possible avec Office-LibreOffice-Onlyoffice, alternative open source aux GAFAM incluant les meilleures technologies comme Alfresco, Onlyoffice, Jitsi, ... très bien intégrées et assurant la souveraineté des données
- Limites: Encore peu connu par rapport à des solutions comme SharePoint, pour utiliser toutes la puissance de la plateforme nécessite une implémentation en mode projet
Conclusion
Le choix entre ces solutions dépend largement des besoins spécifiques de votre organisation, de votre budget, de votre préférence en matière de solutions open source vs propriétaires, et de l'écosystème technologique existant au sein de votre entreprise.
SharePoint et Teams sont incontournables pour les organisations profondément ancrées dans l'écosystème Microsoft, tandis qu'Alfresco et GoFAST offrent des alternatives open source puissantes. Confluence se distingue pour la documentation Wiki et la collaboration, tandis que M-Files brille dans la gestion intelligente des documents. Jalios, Wimi, Intertis, eXo Platform offrent des environnements de collaboration robustes avec une touche de réseautage social.