Archimag, notre MagIT préféré, prépare un nouveau dossier Open-Source. Cette fois ci, sur le choix des intégrateurs de solutions dans les organisations, qui sortira prochainement. Cela a éveillé notre envie de participer et nous a fait réfléchir sur ce qu’on imagine être un bon intégrateur. Quelles sont les questions à se poser?
Voici donc, une ébauche de notre réflexion
La partie technique d'une intégration de solution GED/ECM est ici, mise de côté car il est évident qu'un intégrateur doit connaitre les caractéristiques de sa solution et ses possibilités d’intégration dans les systèmes IT des organisations.
Lorsque l'on souhaite faire appel à un intégrateur Open-Source pour ses projets de GED/ECM, quels sont les points clefs à prendre en compte.
Réponses orientées user-focus et services.
- Avant tout, la société demandeuse d'une solution Open Source doit bien prendre en compte, qu’intégrer une GED/ECM est un "engagement à long terme" auprès de ses salariés, qui seront utilisateurs.
- Pour une organisation, il est très difficile de mener un tel changement seule: un, parce qu’elle ne connait pas la solution et deux, souvent (surtout dans les PME) les processus documentaires et les Business process management sont très mal définis.
- Un intégrateur doit non seulement "installer" l'outil, mais aussi faire un suivi et proposer des services dans le cadre du management du changement (conseils d'organisation autour de la plateforme, tutos, formations, etc...).
- Quand l’intégrateur est aussi éditeur de la solution, il connait mieux l'outil et sera susceptible d'apporter des conseils plus appropriés dans le couplage avec d'autres applicatifs du système informatique du client.
- Vérifier quelle est l’implication de l’intégrateur dans les communautés Open Sources. S'il est impliqué activement, cela constitue une preuve qu'il est dans la recherche constante d'amélioration de la qualité de ses services.
- Connaitre les références de l’intégrateur pour connaitre l'ampleur des projets menés jusqu'à présent.
- Connaitre le type de projets déjà réalisés: reprises de GED, couplage avec CRM, ERP, couplage avec scanner OCR etc... ?
- Il est intéressent de connaitre le statut officiel de l’intégrateur vis à vis de l’éditeur Open Source: y a-t-il une convention? Est-ce un véritable partenariat? à quel degré l'éditeur de la solution Open Source est impliqué ou non dans le projet?
Les grandes étapes des projets:
Réponses orientées management projet et structure de l'organisation.
- Avant tout faire connaissance! Il faut absolument établir une relation de confiance avec son intégrateur. Il a besoin d'un maximum d'information sur l'organisation structurelle, pour pouvoir conseillers. Le client lui, a besoin d'un maximum d'information sur les capacités de la plateforme. Il faut mener un tel projet en collaboration totale dès le début, pour espérer le succès.
- Côté intégrateur, l'étape 1 serait celle de la recherche d'informations et la définition d'un interlocuteur/responsable projet dans l'entreprise cliente.
- Puis 2, la définition du cadre du projet (quel(s) service(s) impliqué(s), à quel degré, quelle est la maturité informatique des utilisateurs, surtout quel est le degré de collaboration dans l'entreprise) et des objectifs.
- En 3, il serait judicieux de mener une campagne d'information pour informer le public concerné (tous ceux qui n'ont pas pris part active dans la définition du projet mais qui seront impactés).
- L'étape 4 serait celle de la formation, orienté projet. Il faut Évangéliser les utilisateurs, les inciter à l'utilisation en démontrant les avantages propres à chacun.
- L'étape 5, étape de contrôle continu. Il faut assurer le support technique et fonctionnel. Rester disponible pour répondre aux problématiques du client.
- L’intégrateur doit aussi informer le client des montés en version et de l'évolution des technologies pour anticiper les besoins futures de l'entreprise.
Les écueils à éviter:
Réponses orientées bon sens.
- Éviter de se lancer dans un projet sans avoir clairement défini les besoins et contraintes.
- Il faut éviter les intégrateurs "experts" dans de nombreuses solutions car ils risquent de mal connaitre la plateforme et être mauvais conseillers.
- Tirer avantage de l'Open Source: il faut conserver un maximum d'information sur l’intégration et l'évolution de la solution pour pouvoir changer de prestataire si besoin.
- Éviter de croire qu'un projet de GED/ECM a une fin, il évolue avec l'entreprise et par conséquent il faut un véritable suivi.
- Éviter la facturation sur un base-temps, privilégier les prestataires qui proposent des forfaits. Eviter ainsi, la surfacturation.
Nous avons souhaité partager ces éléments principaux constatés sur le terain. Les mettre à disposition de tous ceux qui ont la volonté de participer à la numerisation des organisations. Pour les soutenir dans leurs projets et leur apporter réponse aux questions légitimes qu’ils se posent.
L'équipe CEO-Vision